Książki korespondencyjne

Książki korespondencyjne

W każdej firmie, urzędzie, fundacji czy placówce oświatowej zachodzi potrzeba prowadzenia rejestru korespondencji przychodzącej. Jest to podyktowane głównie względami praktycznymi. Sumiennie prowadzona księga korespondencji jest cenną pomocą w wielu sytuacjach i pozwala na łatwą weryfikację czasu przyjęcia listów oraz wskazania osób odbierających.

Większość książek posiada twardą oprawę z nadrukowanym lub wytłoczonym napisem, czasem wzbogaconym o złocenie. Wewnątrz znaleźć można zadrukowane kartki, zawierające tabelę z najbardziej przydatnymi do opisu polami. Elementami rejestru są między innymi, kolejny numer, data otrzymania, numer otrzymanej korespondencji, data otrzymanej korespondencji, nazwa nadawcy, treść (zawartość), miejsce na podpis potwierdzający odbiór przez adresata docelowego. Odpowiednie pola są także przeznaczone na rejestrowanie korespondencji wysłanej (np. nr aktu, nr odpowiedzi, adresat, uwagi).

Książki korespondencyjne na ogół są produkowane w formacie A4 i posiadają od 96 do nawet 300 kartek. Taka ilość pozwoli na prowadzenie rejestru przez kilka tygodni, do nawet roku. Wszytko oczywiście zależy od ilości wysyłanej i odbieranej poczty.

Zachęcamy do zaopatrzenia się w dzienniki korespondencyjne, które są trwałym i prostym w obsłudze sposobem na zapisywanie informacji dotyczących bieżącej wysyłki i odbierania listów.