Jak archiwizować dokumenty?

Co roku każda instytucja i każde przedsiębiorstwo wytwarza ogromne ilości dokumentacji papierowej. Dzieje się tak pomimo postępującej cyfryzacji i coraz szerszego korzystania z elektronicznych odpowiedników dokumentów.

Z jednej strony konieczność tworzenia dokumentów w formie fizycznej wynika z uregulowań prawnych. Z drugiej jednak papier to stara i sprawdzona metoda na przechowywanie informacji. Prawidłowo przechowywany, potrafi przez długi czas zachować zdatność do użycia oraz czytelność.

Jak w takim razie zorganizować nasze małe, firmowe archiwum? Jak przechowywać dokumenty, aby ułatwić sobie ich późniejsze odnalezienie i jednocześnie zabezpieczyć przed zniszczeniem?

Kategoryzowanie dokumentów

Pierwszy krok to odpowiedni podział dokumentacji. Podstawowe kategorie dokumentów to:

dokumentacja archiwalna (kategoria A) – dokumenty, które muszą być przechowywane wieczyście. Dotyczy to głównie różnego typu dokumentacji sądowej czy dokumentów potwierdzających własność (np. akty notarialne). Do kategorii tej można przyporządkować także istotną dokumentację techniczną. Dokumentacja tego typu jest wytwarzana głównie w jednostkach objętych nadzorem archiwalnym (co regulują odpowiednie ustawy).
dokumentacja niearchiwalna (kategoria B) – dokumentacja, która ma określony czas przechowywania. Czas, przez który należy przechowywać dokumenty często jest określony przepisami. Przykładem tutaj będzie dokumentacja księgowa, ZUS lub pracownicza.

Pamiętaj: podział dokumentów już na wejściu pozwoli na ułatwienie późniejszej archiwizacji. Obieg dokumentów w firmie powinien być ściśle określony i jego zasady powinny być znane wszystkim pracownikom.

Przechowywanie dokumentów

Podstawowe aspekty, na jakich należy się skupić to:

Grupowanie – dokumenty należy dzielić na grupy, pod względem tematu lub typu dokumentu.
Chronologia – dokumenty należy układać chronologicznie.
Oznaczanie i opisywanie – każda z zebranych grup dokumentów powinna być jasno opisana, tak aby ułatwić jej przyporządkowanie do odpowiedniej części archiwum oraz późniejsze odnalezienie.
Bezpieczeństwo – dokumenty powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu, do którego dostęp mają wyłącznie uprawnione do tego osoby.

Dokumenty wrażliwe na warunki zewnętrzne (np. paragony) powinny posiadać swoje kopie, wykonane techniką inną niż sam dokument (w przypadku paragonu będzie to np. kserokopia lub skan).

Podział, zabezpieczenie oraz przechowywanie dokumentów ułatwiają dedykowane do tego produkty. Poniżej krótkie omówienie tych najczęściej wykorzystywanych. Zaczniemy od pojedynczego dokumentu, a skończymy na zbiorczym przechowywaniu całych grup (np. dokumentów z całego roku).

Koszulki foliowe

Dokumenty o szczególnym znaczeniu warto przechowywać w koszulce foliowej odpowiedniego rozmiaru (najczęściej będzie to koszulka A4). Dwie podstawowe zalety wykorzystania koszulek to ochrona dokumentu oraz łatwość wpięcia go do teczki, skoroszytu lub segregatora bez konieczności dziurkowania.

Koszulki groszkowe A4 folia 40mic Bantex Kod produktu: BX1184

0,09 zł / szt 0,07 zł netto
KLUB ATAKTO 0,08 zł / szt 0,07 zł netto

Najniższa cena z ostatnich 30 dni: 0,09 zł

Koszulki groszkowe A4 folia 50mic Kod produktu: BX1187

0,14 zł 0,11 zł netto
Promocja 0,09 zł / szt 0,07 zł netto

Najniższa cena z ostatnich 30 dni: 0,09 zł

Koszulki krystaliczne A4 40mic Budget Kod produktu: BX5601

0,14 zł 0,11 zł netto
Promocja 0,10 zł / szt 0,08 zł netto

Najniższa cena z ostatnich 30 dni: 0,10 zł

Zobacz produkty

Teczki

Teczki to jeden z najprostszych sposobów na zgrupowanie i przechowywanie większej ilości dokumentów. Niewątpliwą zaletą jest niska cena (dotyczy to głównie fastykuł i teczek papierowych). Minusem jest utrudnione przeglądanie zawartości – dokumenty są luźne, korzystanie z przekładek i wertowanie jest utrudnione.

Podstawowe rodzaje teczek to:

Teczka akta kierowcy A5/350g biała Kieltech Kod produktu: PX1604

1,08 zł / szt 0,88 zł netto
KLUB ATAKTO 1,04 zł / szt 0,84 zł netto

Najniższa cena z ostatnich 30 dni: 1,03 zł

Teczka gumka A4 biała 250g Barbara Kod produktu: BB1001

2,50 zł 2,03 zł netto
Promocja 1,50 zł / szt 1,22 zł netto

Najniższa cena z ostatnich 30 dni: 1,46 zł

Teczka kopertowa DL/PP czerwona satyna Biurfol Kod produktu: BF7281

2,57 zł 2,09 zł netto
Promocja 1,67 zł / szt 1,36 zł netto

Najniższa cena z ostatnich 30 dni: 1,59 zł

Zobacz produkty

Teczki zawieszkowe / zawieszane

To specjalistyczny rodzaj teczek, dedykowany do zastosowań archiwizacyjnych. Teczki takie składają się ze złożonego na pół arkusza, który na obu końcach posiada szyny z haczykami. Teczki zawieszane – zgodnie ze swoją nazwą – są przechowywane w pozycji zawieszonej, najczęściej w szufladach szaf archiwalnych lub w przeznaczonych do tego pudłach. Zaletą teczek zawieszkowych jest łatwe sortowanie i przeglądanie ich zawartości.

Teczka zawieszkowa A4 niebieska Pendaflex Kod produktu: ET1253

6,40 zł 5,20 zł netto
Promocja 3,51 zł / szt 2,85 zł netto

Najniższa cena z ostatnich 30 dni: 3,51 zł

Teczka zawieszkowa A4 żółta Pendaflex Kod produktu: ET1254

6,40 zł 5,20 zł netto
Promocja 3,51 zł / szt 2,85 zł netto

Najniższa cena z ostatnich 30 dni: 3,51 zł

Teczka zawieszkowa A4 czerwona Pendaflex Kod produktu: ET1255

6,40 zł 5,20 zł netto
Promocja 4,48 zł / szt 3,64 zł netto

Najniższa cena z ostatnich 30 dni: 3,51 zł

Zobacz produkty

Skoroszyty

Skoroszyty, w odróżnieniu od teczek, pozwalają na wpinanie dokumentów lub koszulek. Przechowywanie dokumentacji w ten sposób ułatwia jej przeglądanie. Część skoroszytów posiada na grzbiecie dodatkową perforację, lub nacięcia w listwie, umożliwiające wpięcie samego skoroszytu do segregatora. Ułatwia to dalszą organizację i segregowanie dokumentacji. Są to:

Skoroszyt miękki A4/PP szary zawieszany Biurfol SPP-02 Kod produktu: BF1165

1,07 zł 0,87 zł netto
Promocja 0,66 zł / szt 0,54 zł netto

Najniższa cena z ostatnich 30 dni: 0,63 zł

Skoroszyt miękki A4/PP granatowy zawieszany Biurfol SPP-02 Kod produktu: BF1154

1,07 zł 0,87 zł netto
Promocja 0,66 zł / szt 0,54 zł netto

Najniższa cena z ostatnich 30 dni: 0,63 zł

Skoroszyt miękki A4/PP żółty zawieszany Biurfol SPP-02 Kod produktu: BF1192

1,07 zł 0,87 zł netto
Promocja 0,66 zł / szt 0,54 zł netto

Najniższa cena z ostatnich 30 dni: 0,63 zł

Zobacz produkty

Segregatory

Segregatory to popularny sposób na gromadzenie zarówno dokumentacji tymczasowej, jak i wymagającej archiwizacji. Ich niewątpliwym atutem są ustandaryzowane wymiary, możliwość zastosowania zarówno do gromadzenia dokumentacji bieżącej, jak również archiwizacji a także ułatwienie grupowania i przeglądania dokumentów.

Wybierając segregator należy kierować się nie tylko estetyką, ale także zadbać o odpowiednie dopasowanie jego wielkości do ilości dokumentów, jaką zamierzamy przechowywać. Podejście typu „czym większy, tym lepiej” nie zda tutaj egzaminu – możemy skończyć z kilkoma szerokimi segregatorami, które będą jedynie w połowie zapełnione.

Segregator A4/75 niebieski Atakto Kod produktu: AT1077

12,79 zł 10,40 zł netto
Promocja 7,16 zł / szt 5,82 zł netto

Najniższa cena z ostatnich 30 dni: 7,16 zł

Segregator A4/50 niebieski Atakto Kod produktu: AT1213

12,79 zł 10,40 zł netto
Promocja 7,29 zł / szt 5,93 zł netto

Najniższa cena z ostatnich 30 dni: 7,29 zł

Segregator A4/50 czarny Atakto Kod produktu: AT1215

12,79 zł 10,40 zł netto
Promocja 7,29 zł / szt 5,93 zł netto

Najniższa cena z ostatnich 30 dni: 7,29 zł

Zobacz produkty

Przekładki

Niewątpliwym ułatwieniem w segregowaniu i opisywaniu dokumentacji są przekładki. Służą one głównie do dzielenia dokumentacji umieszczonej w skoroszytach oraz segregatorach. Profesjonalne przekładki posiadają skrzydełka z indeksami oraz dedykowany spis treści, co upraszcza nawigowanie po zawartości segregatora.

Przekładki kartonowe A4 4k kolorowe Biurfol Kod produktu: BF2002

5,68 zł 4,62 zł netto
Promocja 3,97 zł / szt 3,23 zł netto

Najniższa cena z ostatnich 30 dni: 3,80 zł

Przekładki kartonowe A5 5k kolorowe Biurfol Kod produktu: BF2000

6,06 zł 4,93 zł netto
Promocja 4,24 zł / szt 3,45 zł netto

Najniższa cena z ostatnich 30 dni: 3,69 zł

Przekładki kartonowe A4 5k kolorowe Esselte 100199 Kod produktu: ET5040

7,45 zł 6,06 zł netto
Promocja 5,22 zł / szt 4,24 zł netto

Najniższa cena z ostatnich 30 dni: 3,89 zł

Zobacz produkty

Klipsy archiwizacyjne

Tanim i prostym sposobem na spinanie większych ilości podziurkowanych dokumentów są klipsy archiwizacyjne oraz mechanizmy skoroszytowe. Zasada działania jest podobna: przez dziurki w dokumentach przeprowadzamy plastikowe lub metalowe „wąsy”, które z jednej strony są połączone listewką, a z drugiej spinamy je dedykowaną nakładką. Połączone w ten sposób dokumenty (nawet kilkaset arkuszy) najczęściej umieszczane są w pudłach archiwizacyjnych.

Mechanizm skoroszytowy czarny Durable Kod produktu: DU5165

0,20 zł / szt 0,16 zł netto
KLUB ATAKTO 0,19 zł / szt 0,15 zł netto

Najniższa cena z ostatnich 30 dni: 0,17 zł

Klips archiwizacyjny biały ProClip Fellowes 0089701 Kod produktu: MD9350

0,65 zł / szt 0,53 zł netto
KLUB ATAKTO 0,63 zł / szt 0,51 zł netto

Najniższa cena z ostatnich 30 dni: 0,64 zł

Klips archiwizacyjny biały Argo Kod produktu: AG5062

0,96 zł 0,78 zł netto
Promocja 0,84 zł / szt 0,68 zł netto

Najniższa cena z ostatnich 30 dni: 0,77 zł

Zobacz produkty

Pudła archiwizacyjne

Na samym końcu drogi mamy pudła archiwizacyjne. Służą one do gromadzenia zarówno luźnej dokumentacji (co nie jest wskazane), jak również tej spiętej klipsami, przechowywanej w teczkach, skoroszytach oraz segregatorach. Do każdego z tych zastosowań znajdziemy odpowiednie pudła (dopasowane pod względem wymiaru oraz sposobu otwierania). Część pudeł archiwizacyjnych to tzw. pudła zbiorcze. Ich przeznaczeniem jest grupowanie mniejszych pudeł w celu dodatkowej ochrony oraz uproszczenia późniejszej obsługi i wyszukiwania.