Niszczarka do biura - jak wybrać?

Jaką niszczarkę wybrać? Czym powinna się charakteryzować?

Niszczarka to jedno z tych urządzeń, które docenia się dopiero po zakupie. Z jednej strony pozwala w odpowiedni sposób obsłużyć wrażliwą dokumentację, z drugiej oszczędza czas (a więc i pieniądze). Ręczne niszczenie dokumentów jest żmudne i niewystarczające, a zlecanie tej czynności specjalistycznej firmie może generować spore koszta. Warto zatem rozważyć zakup niszczarki do biura i tym sposobem rozwiązać problem brakowania dokumentacji.

Jak wybrać odpowiednie urządzenie? Czym kierować się przy zakupie? Jaki model będzie odpowiedni do charakteru naszej pracy? Nasz krótki poradnik postara się wskazać kluczowe elementy, na które należy zwrócić uwagę i ułatwi Wam wybór niszczarki do biura.

niszczarka do biura

Stopień bezpieczeństwa / tajności niszczarki

Stopień bezpieczeństwa to podstawowa i najważniejsza cecha, którą powinniśmy się kierować przy wyborze niszczarki. Czym jest stopień bezpieczeństwa? To parametr opisujący efekt niszczenia papieru - innymi słowy: jak wyglądają ścinki, na które cięty jest papier. Czym mniejsze ścinki, tym wyższy stopień bezpieczeństwa i tym trudniej odzyskać dokument zniszczony w dany sposób.

Głównym przeznaczeniem niszczarki jest cięcie (niszczenie) wrażliwej dokumentacji, stąd należy zwrócić uwagę na to, czy stopień tajności niszczarki jest wystarczający dla naszych potrzeb. Poniżej przedstawiamy krótką charakterystykę 7 poziomów bezpieczeństwa zgodnych z normą DIN 66399, która jest aktualnym standardem.

Stopień P1

Rodzaj ścinków: paski

Maksymalna szerokość ścinka: 12 mm
Maksymalna powierzchnia ścinka: 2000 mm²
Arkusz A4 dzielony jest na 18 kawałków.

Przeznaczenie: dokumenty mało istotne, nie zawierające ważnych danych.

Stopień P2

Rodzaj ścinków: confetti

Maksymalna szerokość ścinka: 6 mm
Maksymalna powierzchnia ścinka: 800 mm²
Arkusz A4 dzielony jest na 40 kawałków.

Przeznaczenie: korespondencja wewnętrzna.

Zobacz niszczarki P2

Stopień P3

Rodzaj ścinków: confetti

Maksymalna szerokość ścinka: 2 mm
Maksymalna powierzchnia ścinka: 320 mm²
Arkusz A4 dzielony jest na 200 kawałków.

Przeznaczenie: dokumenty zawierające informacje poufne, np. adresy.

Zobacz niszczarki P3

Stopień P4

Rodzaj ścinków: confetti

Maksymalna szerokość ścinka: 6 mm
Maksymalna powierzchnia ścinka: 160 mm²
Arkusz A4 dzielony jest na 400 kawałków.

Przeznaczenie: wyciągi bankowe, szczególnie poufne informacje firmowe.

Zobacz niszczarki P4

Stopień P5

Rodzaj ścinków: confetti

Maksymalna szerokość ścinka: 2 mm
Maksymalna powierzchnia ścinka: 30 mm²
Arkusz A4 dzielony jest na 2000 kawałków.

Przeznaczenie: poufne dokumenty osobiste, finansowe, strategiczne, dokumenty zawierające informacje tajne.

Zobacz niszczarki P5

Stopień P6

Rodzaj ścinków: confetti

Maksymalna szerokość ścinka: 1 mm
Maksymalna powierzchnia ścinka: 10 mm²
Arkusz A4 dzielony jest na 6000 kawałków.

Przeznaczenie: niejawne dokumenty prawne, finansowe, wojskowe, dokumenty zawierające informacje zastrzeżone.

Zobacz niszczarki P6

Stopień P7

Rodzaj ścinków: confetti

Maksymalna szerokość ścinka: 1 mm
Maksymalna powierzchnia ścinka: 5 mm²
Arkusz A4 dzielony jest na 12500 kawałków.

Przeznaczenie: ściśle tajne raporty rządowe i wojskowe.

Jaki stopień bezpieczeństwa będzie odpowiedni do biura?

Jak widzisz, między stopniem P1 a P7 jest ogromny rozstrzał. Efekt niszczenia w tym drugim przypadku to ścinki 400 razy mniejsze! Co będzie jednak odpowiednie do biura?

Niszczarki o poziomie tajności P1 nie powinny znaleźć się w środowisku profesjonalnym. Są to urządzenia o przeznaczeniu stricte domowym, służące do niszczenia mało istotnych dokumentów.
Niszczarki P2 oraz P3 można wybrać w przypadku biura, które nie przechowuje ważnych informacji w formie papierowej.
Urządzenia o stopniu tajności P4 oraz P5 to najlepszy wybór dla większości przedsiębiorstw. Zapewniają one odpowiednio skuteczne niszczenie większości dokumentacji.
Niszczarki o stopniu bezpieczeństwa P6 oraz P7 dedykowane są instytucjom rządowym oraz firmom posługującym się szczególnie wrażliwą dokumentacją, zastrzeżoną, o wysokim stopniu tajności.

Wszystkie powyższe informacje streszcza poniższa tabela:

Stopień DIN	Rodzaj ścinków	Max szerokość ścinka	Max powierzchnia ścinka	A4 dzielony na ... kawałków	Rodzaj dokumentacji	Przeznaczenie
P1	paski	12 mm	2000 mm²	18	dokumenty mało istotne	dom
P2	confetti	6 mm	800 mm²	40	korespondencja wewnętrzna	dom, biuro nie przechowujące istotnych informacji na papierze
P3		2 mm	320 mm²	200	dokumenty zawierające informacje poufne
P4		6 mm	160 mm²	400	wyciągi bankowe, szczególnie poufne informacje firmowe	większość przedsiębiorstw
P5		2 mm	30 mm²	2000	dokumenty zawierające informacje tajne	większość przedsiębiorstw
P6		1 mm	10 mm²	6000	dokumenty zawierające informacje zastrzeżone	instytucje i firmy posługujące się szczególnie wrażliwą dokumentacją
P7		1 mm	5 mm²	12500	ściśle tajne raporty rządowe i wojskowe

niszczarka do biura

Wydajność niszczarki

Drugi aspekt, jakim należy się kierować, to wydajność niszczarki. Nie jest ona jednak wyrażona jednym parametrem. Wydajność (w pewnym uproszczeniu) należy rozumieć jako ilość arkuszy A4 jaką możemy zniszczyć w ciągu godziny. Jest to wypadkowa sposobu pracy niszczarki oraz tego, ile arkuszy jednorazowo przyjmie, jak szybko je przesuwa, jak długo może pracować bez przegrzania się, jak pojemny jest kosz. Każda z tych cech jest równie istotna dla ogólnej wydajności.

Sposób pracy

Niszczarki podzielić możemy na niszczarki manualne (arkusze papieru podaje użytkownik) oraz z podajnikiem automatycznym (do specjalnej kasety wkładamy większą ilość arkuszy, które następnie są pobierane przez niszczarkę). Pierwsza metoda wymaga od nas obecności w trakcie całego procesu niszczenia i może być niezwykle czasochłonna. Dlatego do biura, gdzie dokumenty są niszczone regularnie i w większej ilości, warto zastanowić się nad wyborem niszczarki automatycznej.

niszczarki automatyczne

Zobacz niszczarki automatyczne

Ilość jednorazowo niszczonych kartek

Jest to parametr, którym kieruje się większość użytkowników. W końcu czym więcej, tym lepiej! Należy jednak mieć świadomość pewnych ograniczeń. Niszczarki o wysokim stopniu bezpieczeństwa (od P5 w górę) nie są w stanie ciąć tak dużej ilości kartek, jak te ze stopniem P4 lub P3. Wynika to z konstrukcji noży tnących i konieczności mocnego rozdrobnienia papieru.

Zdarza się także, że niszczarki pozwalające na cięcie dużej ilości arkuszy szybko się nagrzewają i wymagają częstszych przerw w pracy.

Czas pracy niszczarki

Jest to pomijany, ale niezwykle istotny aspekt. Każda niszczarka może pracować przez określony czas (status ON), po czym przechodzi w stan odpoczynku (status OFF). Wyjątkiem są urządzenia pozwalające na pracę non-stop przez 24h, ale są one niezwykle rzadko spotykane.

Czas pracy i czas odpoczynku mają wpływ na wydajność niszczarki. Urządzenia, które pozwalają na jednorazowe niszczenie kilkunastu kartek, ale wymagają częstych przestojów w pracy, nadają się raczej do niszczenia małych partii dokumentów.

Pojemność kosza na ścinki

Konieczność opróżnienia kosza na ścinki wymaga przerwania pracy niszczarki. Obniża zatem jej wydajność. Dlatego urządzenie dedykowane do intensywnej pracy powinno być wyposażone w duży, pojemny kosz. Warto, aby posiadał on okienko, pozwalające na kontrolę stopnia zapełnienia. Przydatna bywa tez możliwość wykorzystania worka na ścinki, dzięki czemu szybko opróżnimy kosz i będziemy mogli wrócić do pracy.

niszczarka do biura

Specjalne funkcjonalności niszczarek

Nowoczesne niszczarki pozwalają na wiele więcej, niż tylko niszczenie papierowych dokumentów. Są to urządzenia, które radzą sobie także z optycznymi nośnikami (takimi jak płyty CD) oraz kartami magnetycznymi. Posiadają także wiele udogodnień oraz elementów odpowiadających za bezpieczeństwo pracy.

Automatyczny start i stop

Automatyczny start to już praktycznie standard. Niszczarka przy pomocy fotodiody lub specjalnego czujnika mechanicznego "wyczuwa" kiedy umieścimy w szczelinie arkusze papieru i samoczynnie uruchamia silnik. Po zakończeniu niszczenia silnik zostaje wyłączony.

Zabezpieczenie przed zacięciem papieru

Niektóre modele niszczarek zatrzymują się kiedy obciążenie silnika jest zbyt wysokie. Powodem może być umieszczenie w podajniku zbyt wielu arkuszy, lub zagięcie papieru które prowadziłoby do jego zakleszczenia w nożach. Funkcjonalność taka zabezpiecza mechanizm i silnik niszczarki przed przeciążeniem i uszkodzeniem, a także minimalizuje czas potrzebny na pozbycie się zagiętego/nadmiarowego papieru.

Cofanie kartek

Możliwość przydatna w wyżej opisanym przypadku. Kiedy niszczarka zatrzyma się na skutek przeciążenia, cofnięcie kartek ułatwia późniejsze ich poprawienie. Niektóre modele niszczarek posiadają funkcję auto-reverse, czyli samoczynnie wycofują kartki po wykryciu przeciążenia. W przypadku prostszych modeli trzeba operację taką wykonać manualnie, korzystając z dedykowanego przełącznika lub przycisku.

Zabezpieczenie termiczne

Obok zabezpieczenia przed zacięciem, jest to drugi sposób na ochronę mechanizmów niszczarki przed uszkodzeniem i szybszym zużyciem. Specjalny czujnik bada temperaturę mechanizmu niszczącego oraz silnika i w przypadku przekroczenia dopuszczalnego poziomu zatrzymuje pracę. Po ostygnięciu niszczenie jest kontynuowane.

Zabezpieczenie przed dziećmi i zwięrzętami

Pracująca niszczarka stanowi potencjalne zagrożenie dla dzieci oraz zwierząt. Stąd producenci co raz częściej stosują dodatkowe zabezpieczenie. Jak ono działa? Przypadkowe dotknięcie szczeliny podawczej zatrzymuje pracę niszczarki. Znacząco zmniejsza to ryzyko skaleczenia dziecięcej rączki lub łapki ciekawskiego zwierzaka.

Podstawa na kółkach

Ten element wyposażenia jest szczególnie istotny w przypadku niszczarek o większych gabarytach. Kołka sprawiają, że przemieszczanie urządzenia jest dużo łatwiejsze.

Wysuwany kosz

Klasyczna konstrukcja niszczarki to kosz, na którym umieszczony jest moduł niszczący. Taki układ ma swoje zalety (niszczarka o tych samych gabarytach ma bardziej pojemny kosz) ale także wady (opróżnianie kosza jest trudniejsze). W sukurs przychodzą modele z koszem wysuwanym niczym szuflada. Takie rozwiązanie jest charakterystyczne dla większych modeli oraz niszczarek automatycznych.

Zabezpieczenie podajnika kodem PIN

A propos niszczarek automatycznych: niektóre z nich pozwalają na dodatkowe zwiększenie poufności dokumentów. Po ich umieszczeniu w podejniku mamy możliwość zamknięcia go szyfrem. Dzięki temu minimalizujemy ryzyko przejęcia dokumentacji przez niepowołane osoby.

Niszczenie płyt CD oraz kart plastikowych

Wybrane modele niszczarek radzą sobie nie tylko z papierem, ale także plastikowymi nośnikami danych. Mogą to być zarówno płyty optyczne (CD, CDR, DVD, BluRay) jak również karty magnetyczne lub posiadające chipy RFID. W zależności od konstrukcji niszczarki, do niszczenia nośników plastikowych używa się tej samej szczeliny co do papieru, lub szczeliny dedykowanej do płyt i kart plastikowych. Niektóre modele posiadają osobny zasobnik na ścinki plastikowe, dzięki czemu łatwiej zadbać o segregację odpadów.

Niszczenie spinaczy i zszywek

Często występujące udogodnienie to możliwość niszczenia papieru wraz ze zszywkami, lub nawet małymi spinaczami. Dzięki temu można zaoszczędzić odrobinę czasu, jaki poświęcilibyśmy na rozszywanie kartek.

niszczarka do biura

Inne, istotne parametry niszczarek

Poziom hałasu

Cicha praca niszczarki ma znaczenie nie tylko w przypadku urządzeń domowych. Także w biurze warto zadbać o odpowiedni komfort pracy i wybrać urządzenie, które nie będzie generowało zbyt wiele hałasu podczas pracy. Natężenie hałasu opisywane jest standardowo przy pomocy decybeli (dB). Czym wyższa wartość tego parametru, tym urządzenie będzie głośniejsze. Warto pamiętać o tym, że skala głośności w decybelach nie jest liniowa - różnica zaledwie 3 dB oznacza, że urządzenie będzie 2x głośniejsze!

Gwarancja

Na ogół producenci udzielają osobnej gwarancji na urządzenie oraz osobnej na same noże tnące. Warto zwrócić uwagę na jej długość oraz ewentualną możliwość przedłużenia (np. poprzez rejestrację na stronie internetowej producenta).