Kartony archiwizacyjne - przechowywanie dokumentacji

Zanim rozpoczniemy omawiać temat kartonów, warto wiedzieć na czym w ogóle polega sam proces archiwizacji. Podstawową wiedzę na jej temat powinien posiadać każdy przedsiębiorca, jego współpracownicy oraz pracownicy jednostek Państwowych. Proces ten polega na klasyfikowaniu dokumentacji oraz na jej późniejszym zabezpieczeniu w odpowiedni sposób.

Przed rozpoczęciem procesu archiwizacji akt, należy zapoznać się z wymogami, które jej dotyczą. Po pierwsze dokumenty dzielimy na kategorie, to właśnie od nich zależy, czy i jak długo dokumenty muszą być przechowywane. Rozróżniamy dwie kategorie:

A – która dotyczy dokumentacji archiwalnej
B – która dotyczy dokumentacji niearchiwalnej

Teraz po krótce skupimy się na wyjaśnieniu tych kategorii. Kategoria A dotyczy dokumentów podlegających archiwizacji wieczystej, co w praktyce oznacza to, że muszą być one przechowywane bezterminowo. Zaliczamy do niej wszelkiego rodzaju dokumenty sądowe, notarialne, a także inną istotną dokumentację techniczną. Cały proces archiwizacji dotyczący tej grupy, jest określany przepisami obowiązującymi w naszym kraju. Dokumenty z tej kategorii swoją wartość archiwalną nabywają już w momencie ich powstania. Zgodnie z ustawą, od tej chwili przechowywane powinny być przez daną firmę lub instytucję przez okres 25 lat. Po tym czasie powinny trafić do Państwowego Archiwum Akt Nowych.

Kategoria B obejmuje wszelkiego rodzaju dokumenty księgowe, dokumentację ZUS oraz wszelkie inne dokumenty dotyczące zatrudnienia pracownika. Warto jednak wiedzieć, że termin archiwizacji jest tutaj ściśle uzależniony od rodzaju dokumentu. W przypadku dokumentów księgowych okres ten wynosi 5 lat, natomiast w przypadku dokumentów kadrowo – płacowych okres ten wynosi aż 50 lat. Czasem zdarzyć się może, że dokumenty z kategorii B przekształcone zostaną na A i wtedy podlegają archiwizacji bezterminowej.

Prawidłowo prowadzona archiwizacja znacząco wpływa na szybkość i jakość naszej pracy, przekładając się na oszczędność czasu. Skoro już wiemy na czym polega archiwizacja, to w dalszej części tekstu skupimy się na tym, w czym przechowywać dokumenty.

Najczęściej do przechowywania plików dokumentów wykorzystywane są różnego rodzaju teczki, segregatory oraz kartony. Ktoś może jednak zadać pytanie: dlaczego nie można przechowywać dokumentów bezpośrednio na półkach w archiwum? W zależności od warunków panujących w archiwum, dokumenty dość często narażone są na działanie różnych czynników takich jak: wilgoć, temperatura czy też światło. Oczywiście żadne z powyższych czynników nie niszczą naszej dokumentacji błyskawicznie, jednak w przypadku braku ochrony efekty takich działań widoczne będą w ciągu kilku lat. Dodatkowo składując dokumenty na tzw., kupkę, trudne będzie odnalezienie poszukiwanych akt.

W naszym tekście skupimy się właśnie na ostatnim wymienionym sposobie przechowywania, czyli kartonach przeznaczonych do archiwizacji.

Kartony archiwizacyjne są lekkie, najczęściej występują w formie do samodzielnego złożenia. Są one w stanie zagwarantować nie tylko bezpieczne przechowywanie, ale także szybkie uporządkowanie zalegających stosów dokumentów.

Podczas zakupu warto skupić się kilku ważnych aspektach, dotyczących pudeł. Po pierwsze materiał z którego zostały wykonane. Żeby karton wytrzymał długi czas, dobrze jest aby został wykonany z twardej tektury falistej. Podwójne ścianki boczne, zagwarantują stabilną konstrukcję, dzięki czemu można układać jedno pudło na drugim. Kartony do archiwizacji możemy podzielić na kilka rodzajów pod względem przechowywania:

samych dokumentów
plików wpiętych w segregator
do przechowywania pudeł zbiorczo

Kartony dedykowane do przechowywania w nich samych dokumentów, posiadają bok nieco większy od formatu A4. Dostępnych jest ich kilka rodzajów, które różnią się od siebie szerokością grzbietu. Im większy rozmiar grzbietu, tym większą ilość dokumentów dane pudło jest w stanie zmieścić.

Podobnie jest w przypadku pudeł przeznaczonych do archiwizacji zarówno segregatorów, jak i zbiorczo wąskich pudeł. Im większy rozmiar, tym więcej są w stanie w sobie pomieścić. Dzięki temu większe ilość pogrupowanych dokumentów, mogą być przechowywane w jednym miejscu.

Na rynku znajdziemy naprawdę szeroka gamę rozmiarów tychże pudeł, dzięki czemu każdy użytkownik będzie mógł je dopasować do swoich indywidualnych potrzeb. Poniżej przedstawiamy kilka modeli dostępnych w naszym sklepie.

Pudło archiwizacyjne Esselte Standard 10024

Pudło wyprodukowane zostało z trwałej tektury falistej, w 100% pochodzącej z recyklingu, a także nadającej się w pełni do ponownego przetworzenia. Bardzo łatwo się je składa, dzięki nadrukowanej instrukcj. Na grzbiecie posiada otwór na palec, a także miejsce służące do opisania zawartości. Doskonale sprawdzi się do przechowywania segregatora 75 mm lub pudła na czasopisma o szerokości 80 mm. Pudło posiada certyfikat FSC.

Pudło archiwizacyjne 345x295x90 białe na segregator

8,62 zł 7,01 zł netto
Promocja 6,47 zł / szt 5,26 zł netto

Brak w magazynie

Do ulubionych

Pudło archiwizacyjne Esselte Speedbox 623908 białe 100mm

Innowacyjne pudło Speedbox zapewnia oszczędność czasu i wysiłku. Posiada automatycznie składane dno, dzięki czemu jego składanie jest łatwe i intuicyjne. Sprawia to, że pudło jest gotowe do zarchiwizowania dokumentów w zaledwie kilka sekund. Tak jak poprzedni model pudło wyposażone to zostało w nadrukowaną etykietę do opisywania. Dodatkowo ma również podwójne wieko zabezpieczające przed przypadkowym otwarciem, a także wzmocniony otwór na palec. Dedykowane jest do przechowywania różnego rodzaju dokumentów w formacie A4, w koszulkach lub w folderach. Pudło posiada idealny rozmiar do przechowywania w systemach regałowych. Może być umieszczone w pozycji pionowej lub poziomej. Karton powstał z tektury w pełni pochodzącej z recyklingu, a także nadającej się do ponownego przetworzenia. Warto również wspomnieć, że pudło posiada certyfikat FSC.

Pudło archiwizacyjne 350x250x100 biało/czer Speedbox 623908

10,82 zł 8,80 zł netto
Promocja 8,12 zł / szt 6,60 zł netto

Do ulubionych

Pudło archiwizacyjne Leitz Infinity

Pudło Infinity wykonane zostało w 100% z bezkwasowej tektury z włókien pierwotnych zgodnie z normą ISO 16245, która określa standardy do długoterminowej archiwizacji dokumentów. Tak jak w przypadku poprzedniego modelu, Infinity posiada automatycznie składane dno, podwójne wieko, miejsce do opisu oraz wzmocniony otwór na palec. Pudło jest stabilne, wytrzymałe i łatwe w obsłudze. Rekomendowane jest do długotrwałej archiwizacji dokumentów w narodowych archiwach, muzeach, bibliotekach i prywatnych firmach. Nadaje się do ponownego przetworzenia, posiada również certyfikat FSC.

Pudło archiwizacyjne bezkwasowe 330x255x150 białe Infinity Leitz

35,17 zł / szt 28,59 zł netto
KLUB ATAKTO 33,76 zł / szt 27,45 zł netto

Do ulubionych

Pudło archiwizacyjne Elba Tric 2 100552628

Pudło te dedykowane jest do przechowywania teczek zawieszkowych. Wyprodukowane zostało z twardej, trzy warstwowej tektury falistej typu B o gramaturze 397 g/m². Instrukcja nadrukowana na pudle pomaga w szybkim jego złożeniu. Karton przechowywany może być zarówno w pozycji pionowej jak i poziomej. Na grzbiecie znajduje się etykieta do opisu zawartości, a także otwór na palec.

Pudło archiwizacyjne 270x340x110 brązowe Tric 2 Elba

11,35 zł / szt 9,23 zł netto
KLUB ATAKTO 10,90 zł / szt 8,86 zł netto

Do ulubionych

Pudło archiwizacyjne Fellowes R-Kive 0091402

Służy do przechowywania dokumentów, katalogów, materiałów w teczkach. Pudło wykonane zostało z solidnej i trwałej tektury w naturalnym kolorze. Wyposażone jest w dwa otwory na palce, które umożliwiają szybkie i łatwe ściągnięcie go z półki lub regału. Na grzbiecie posiada nadrukowaną etykietę, dzięki której opisać można zawartość pudła. Karton jest niezwykle uniwersalny, służyć może do przechowywania zarówno w pionie jak i poziome.

Pudło archiwizacyjne 80x323x262 R-Kive Fellowes 0091402

3,20 zł 2,60 zł netto
Promocja 2,08 zł / szt 1,69 zł netto

Do ulubionych

Pudło archiwizacyjne zbiorcze Fellowes R-Kive 0020303

Ten model również wykonany został z trwałej tektury w kolorze brązowym. Posiada klejoną konstrukcję która ułatwia jego złożenie i przechowywanie. Wyposażone zostało w otwory w ścianach bocznych, dzięki czemu z łatwością można go przenosić. Zdejmowane wieko pozwala bez problemu zajrzeć do środka i wyciągnąć interesujące nas dokumenty. Mieści w sobie 5 pudeł w rozmiarze 80 mm lub 4 o szerokości 100 mm.

Pudło archiwizacyjne 340x450x275 /wieko R-Kive Fellowes

14,46 zł 11,76 zł netto
Promocja 9,40 zł / szt 7,64 zł netto

Do ulubionych

Pudło archiwizacyjne zbiorcze Esselte Eco 623920

Pudło te wyprodukowane zostało w całości z kartonu pochodzącego z odzysku ( z 85% udziałem surowców pochodzących z odpadów konsumpcyjnych). Nadaje się do ponownego przetworzenia, posiada również certyfikat FSC. Instrukcja składania została wydrukowana bezpośrednio na pudle, dzięki czemu w szybki i łatwy sposób można je złożyć. Wzmocniona podstawa oraz boki, czynią pudło wytrzymałym oraz doskonałym do przechowywania dużej ilości dokumentów. Jest ono w stanie pomieścić 5 segregatorów w rozmiarze 75 mm. Pudło wyposażone jest w specjalne zaczepy, które umożliwiają połączenie ze sobą kilku sztuk, bez obawy przed ich ześlizgiwaniem się. Wybierając pudła Eco przyczyniamy się do ochrony naszej planety.