Metody łączenia dokumentów

Jak spinać dokumenty?

Pierwszą znaną metodą spinania dokumentów było ich zaginanie, później szycie za pomocą igły i nici. Obecnie jest wiele metod, które pomogą nam zapanować organizacją dokumentów. W zależności od wybranej metody, kartki papieru możemy łączyć trwale, lub nietrwale.

Zszywacze

Pierwszy zszywacz został wyprodukowany z myślą o szybkim i tanim łączeniu broszur oraz  gazet. Aktualnie zszywacze to urządzenia znane z błyskawicznego i prostego spinania dokumentów zszywkami. Wybór zszywacza powinniśmy zacząć od przeanalizowania tego, jaką ilość kartek jednorazowo będziemy chcieli połączyć. Poniżej przedstawiamy kilka rodzajów zszywaczy.

Zszywacze elektryczne

Zszywacze elektryczne ograniczają nasz wysiłek podczas łączenia dokumentów do minimum. Nasza praca podczas zszywania polega na wsuwaniu gotowego pliku dokumentów do zszywacza. Dzięki temu proces łączenia jest dużo szybszy. W zależności od wybranego modelu, tego typu zszywacze jednorazowo potrafią spiąć do 20 kartek. Różnią się od siebie również sposobem zasilania część działa z użyciem baterii, część z pomocą zasilacza sieciowego.

Zszywacze archiwizacyjne

Zszywacze archiwizacyjne cechują się przede wszystkim szeroką, stabilną podstawą. Dzięki długiemu i solidnemu ramieniu, ilość zszywanych kartek jest dużo większa, niż w przypadku standardowych zszywaczy. W zależności od wybranego modelu możemy spiąć razem do 240 kartek. Jeden zszywacz ma możliwość zastosowania, wielu rozmiarów zszywek.

Zszywacze długoramienne

Zszywacze długoramienne służą do dokładnego łączenia dokumentów o niestandardowych formatach. W zależności od wybranego modelu jednorazowo możemy spiąć do 100 kartek. Zszywacze długoramienne  posiadają  skalę oraz przesuwny ogranicznik, które pozwolą na precyzyjne wyznaczenie miejsca zszycia.

Zalety zszywaczy:

• Ekonomiczne
• Możliwość szybkiego zszywania
• Zautomatyzowany proces w przypadku zszywaczy elektrycznych

Wady zszywaczy:

• Pozostawiają trwały ślad po zszywkach
• Rozłączenie arkuszy wymaga użyci dodatkowych narzędzi

Zszywacze bezzszywkowe

Obecnie na rynku mamy dostępne również zszywacze bezzszywkowe., które nie wymagają stosowania zszywek. Ze względu na swoją budowę, są ekologiczne (nie wymagają użycia zszywek), bezpieczne w użyciu, a przede wszystkim nie generują dodatkowych kosztów przy użytkowaniu. Niestety, przy korzystaniu z tego typu zszywacza jesteśmy ograniczeni ilością łączonych dokumentów. Jednorazowo przy użyciu ręcznego zszywacza może to być 4-5 kartek. Dodatkowo podczas wykonywania łączenia, w arkuszach zostaje wycięty spory otwór, który będzie widoczny również po rozszyciu.

Zalety zszywaczy bezzszywkowych:

• Ekologiczne
• Ekonomiczne 

Wady zszywaczy bezzszywkowych:

• Możliwość spięcia jednorazowo małej ilości kartek
• Pozostawiają trwały ślad na arkuszu

Spinacze

Spinacze to bardzo prosty wynalazek. Odpowiednio wygięty kawałek drutu, może mieć wiele zastosowań, nie tylko tych biurowych. Oprócz jak sama nazwa wskazuje spinania dokumentów, możemy:

• po doklejeniu do nich kawałka kolorowej taśmy, używać ich jako zakładki do książki
• po doczepieniu gumki recepturki spinacz, może zamienić się w mini procę
• dodatkowo w awaryjnych sytuacjach jego końcówka może nam służyć jako uniwersalny klucz do otwierania slotu z kartą sim w telefonie lub tablecie

Spinacze służą do szybkiego, nieinwazyjnego łączenia dokumentów. Pozwalają rozłączać kartki bez obawy o uszkodzenie. Niestety za ich pomocą, nie jesteśmy w stanie spiąć większej ilość arkuszy. Na rynku dostępne są różne formy spinaczy, a oto kilka z nich.

Spinacze okrągłe

Ten rodzaj spinaczy jest zaokrąglony na końcach, oznaczany jest literą R.

Spinacze trójkątne

Wyglądem jak sama nazwa wskazuje, spinacze przypominają trójkąt, oznaczane są literą T.

Spinacze krzyżowe

To spinacze wygodne w użyciu, występują w zdecydowanie większych rozmiarach niż poprzednicy.

Spinacze z etykietą

Na końcu spinaczy znajdują się zintegrowane mini etykiety, dzięki którym możemy oznaczać dokumenty. Występują w różnych wariantach kolorystycznych.

Spinacze plastikowe

W przeciwieństwie do poprzedników, spinacze te powstają w całości z tworzywa sztucznego. Znaleźć je możemy w różnych kolorach, co z pewnością ułatwi nam segregację dokumentów.

Spinacze inne

Poza wymienionymi wariantami  spinaczy, na rynku dostępne są również fantazyjne modele takie jak: psy, koty, samoloty czy króliczki.

Zalety spinaczy:

• Szeroki zakres zastosowań
• Ekonomiczne
• Estetyczne

Wady spinaczy:

• Niezbyt trwałe 
• Kartki mogą się wyślizgiwać

Klipy

Klipy zaciskowe

Klipy biurowe to niepozorne artykuły biurowe. Dzięki szerokiej gamie rozmiarów, możemy wybrać odpowiednie dla naszych potrzeb klipy. Sprawdzą się one nie tylko podczas segregacji dokumentów, ale także w domu. Możemy za ich pomocą spinać otwarte opakowania, zabezpieczając ich zawartość. Na ogół  występują w kolorze czarnym, choć dostępne są również w wielu innych barwach. W celu użycia takiego klipu wystarczy, że rozchylimy go za pomocą wbudowanych uchwytów, po czym włożymy do niego plik kartek, lub paczkę, którą chcemy spiąć.

Klipy ze sprężyną / klamerki

To klipy z takim samym zastosowaniem jak poprzednicy. Różnią się jedynie formą budowy - obie strony połączone są za pomocą mechanizmu sprężynowego. Proces spinania dokumentów z pomocą tego klipu jest bardzo prosty i podobny do wcześniejszego. Wystarczy rozchylić klip i wsunąć w niego arkusze papieru. Niektóre modele takich klipów mogą mieć otwór do zawieszania lub magnes.

Zalety klipów:

• Ich budowa sprawia, że są niezwykle komfortowe w użytkowaniu
• Ekonomiczne
• Trwałe 

Wady klipów:

• Pozostawiają ślad na części kartek

Klipsy archiwizacyjne

Klipsy archiwizacyjne składają się z dwóch części. Pierwsza to podkładka połączona z wąsami, natomiast druga to nakładka. Zazwyczaj klipsy do archiwizacji wykonane są z tworzyw sztucznych. Jak korzystać z takich klipsów? Przedziurkowane dokumenty nakładamy na  plastikowe wąsy, po czym nawlekamy na nie nakładkę, która zabezpieczy plik kartek. W zależności od rozmiaru, są w stanie jednorazowo spiąć do 600 kartek. Z pewnością sprawdzą się przy długotrwałej archiwizacji.

Zalety klipsów archiwizacyjnych:

• Ekonomiczne
• Proste w użyciu
• Możliwość wyciągania i wkładania kartek

Wady klipsów archiwizacyjnych:

• Konieczność dziurkowania dokumentów
• Pozostawia trwały ślad w postaci dziurek

Mechanizmy skoroszytowy

Jest to podkładka na ogół wykonana z tworzywa sztucznego, połączona z metalowymi wąsami. Aby skorzystać z tej metody łączenia, arkusze muszą zostać wcześniej przedziurkowane. Po włożeniu ich w mechanizm, zaginamy wąsy lub dodatkowo zabezpieczamy dołączaną plastikową nakładką. Tak przygotowany plik kartek możemy wpiąć do segregatora lub skoroszytu.

Zalety mechanizmów skoroszytowych:

• Szeroka gama kolorystyczna ułatwi identyfikację dokumentów
• Ekonomiczne
• Proste w użyciu
• Możliwość wpięcia do segregatora, lub skoroszytu
• Możliwość wyciągania i wkładania kartek

Wady mechanizmów skoroszytowych:

• Konieczność dziurkowania dokumentów
• Pozostawia trwały ślad w postaci dziurek

Listwy

Listwy to wygodny sposób na połączenie kartek papieru. Dzięki zastosowaniu takiego rozwiązania możemy bezproblemowo wymieniać zawartość spiętego dokumentu. Wyróżniamy dwa rodzaje listew.

Listwy wsuwane

Listwy wsuwane wykonane są z tworzywa sztucznego, występują w wielu kolorach i rozmiarach. Są elastyczne, a ich końce mogą być proste lub zaokrąglone. Łączenie za pomocą tych plastikowych rynienek jest niezwykle łatwe. Wystarczy gotowy plik kartek wsunąć w listwę, bez konieczności ich wcześniejszego dziurkowania. Jednorazowo możemy w ten sposób połączyć do 75 arkuszy.

Zalety listew wsuwanych:

• W zestawie z okładkami, może stanowić estetyczny sposób oprawy
• Szybkość łączenia dokumentów 
• Możliwość wyciągania i wkładania kartek

Wady listew wsuwanych:

• Pozostawia ślad na części kartek
• Koszt łączenia jest wyższy niż w przypadku np. spinacza
• Wertowanie dokumentów jest trudniejsze
• Mała ilość jednorazowo łączonych kartek

Listwy zaciskowe / zatrzaskowe

Listwy zatrzaskowe w przeciwieństwie do wsuwanych, wymagają wcześniejszego dziurkowania kartek za pomocą bindownicy. Występują w kilku klasycznych kolorach, dzięki czemu segregacja dokumentów i późniejsza ich identyfikacja będzie ułatwiona. Przygotowany wcześniej plik przedziurkowanych arkuszy, umieszczamy na listwie, po czym zatrzaskujemy ją. W zależności od wybranego rozmiaru listwy możemy w ten sposób połączyć do 210 kartek papieru.

Zalety listew zaciskowych / zatrzaskowych:

• W zestawie z okładkami, może stanowić estetyczny sposób oprawy
• Trwałość wykonanego łączenia
• Możliwość wyciągania i wkładania kartek
• Możliwość łączenia jednorazowo dużej ilości kartek

Wady listew zaciskowych / zatrzaskowych:

• Konieczność wcześniejszego dziurkowania kartek
• Koszt łączenia jest wyższy niż w przypadku np. spinacza
• Wertowanie dokumentów jest trudniejsze
• Pozostawia trwały ślad w postaci dziurek
• Łączenie jest czasochłonne

Igły, nici

To najstarszy ze znanych sposobów łączenia dokumentów. Do tej pory używa się go podczas archiwizacji dokumentów w wielu instytucjach. Spinanie arkuszy tą techniką  jest bardzo czasochłonne. Przygotowany plik kartek musimy najpierw przedziurkować za pomocą dziurkacza, lub igły, co może wymagać użycia siły. Następnie w odpowiedni sposób musimy przewlec przez arkusze nić lub sznurek. Łączenie dokumentów w ten sposób jest trwałe. Dodatkowo arkusze możemy zabezpieczyć przed otwarciem, poprzez zaplombowanie ich pieczęcią wykonaną z laku.

Zalety igieł i nici:

• Ekonomiczne w użytkowaniu
• Trwałość wykonanego  łączenia
• Możliwość zabezpieczenia dokumentów przed otwarciem

Wady igieł i nici:

• Czasochłonność 
• Pozostawiają trwały ślad

Bindowanie

Bindowanie pozwoli nam stworzyć estetycznie wykonane łączenie. Do wyboru mamy obecnie kilka technik bindowania, z pewnością każdy wybierze odpowiednią dla siebie. Jest to bardzo popularny sposób na spinanie prac magisterskich, dyplomowych, ofert czy albumów. Przygotowany plik kartek dziurkujemy z pomocą bindownicy, po czym spajamy dokument za pomocą spirali plastikowej lub metalowej. Obecnie na rynku dostępne są również termobindownice, które nie wymagają dziurkowania.

Zalety bindowania:

• Trwałe, estetyczne łączenia
• Łatwe przeglądanie łączonych dokumentów
• W zestawie z okładkami , może stanowić estetyczny sposób oprawy

Wady bindowania:

• Czasochłonność 
• Pozostawiają trwały ślad
• Koszt zakupu bindownicy i niezbędnych artykułów

Metody bindowania szeroko omówiliśmy w poprzednim artykule. Zapraszamy do lektury.