Każdy przedsiębiorca zatrudniający pracowników, ma obowiązek założenia i prowadzenia tzw. dokumentacji pracowniczej. W naszym artykule wyjaśnimy jak prawidłowo prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą.
Jak już na wstępie wspomnieliśmy, obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej ciąży na każdym przedsiębiorcy zatrudniającym pracowników. Co ważne, prowadzić ją można w dwojaki sposób, tzn. w formie papierowej lub elektronicznej. Niezależnie od wybranej metody, to na pracodawcy spoczywa obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności. Zapewnione powinny zostać takie warunki, które będą stanowić barierę ochronną przed jej uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Jeżeli pracodawca nie prowadzi dokumentacji pracowniczej, lub przechowuje ją w warunkach, które stwarzają ryzyko jej uszkodzenia lub zniszczenia, może zostać ukarany grzywną. Na wniosek Inspektora pracy kara pieniężna może wynieść od 1000 zł do nawet 30 tys. zł.
W dokumentacji pracowniczej przechowuje się kopie lub odpisy dokumentów osoby ubiegającej się o zatrudnienie, lub pracownika. Ich zgodność z oryginałem powinna być poświadczona przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną.
Akta osobowe pracownika składać się powinny z 5 części:
Należy pamiętać, że dokumenty lub oświadczenia znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być przechowywane w porządku chronologicznym. Bardzo ważne jest również to, aby każda z części posiadała wykaz znajdujących się w niej dokumentów.
Istotny jest również fakt, że po usunięciu z akt pracownika odpisu o zawiadomienia o ukaraniu lub informacji związanej z kontrolą trzeźwości, usuwa się cała wydzieloną część, a pozostałym dokumentom przypisuje się następujące po sobie numery.
Dokumentacja pracownicza powinna być prawidłowo przechowywana nawet po zakończeniu stosunku pracy. Okres, przez jaki powinna być ona gromadzona jest również określony przepisami prawnymi. W związku z tym:
Dla dokumentacji objętej 10 letnim obowiązkiem przechowywania, początek tego okresu liczymy od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał lub uległ rozwiązaniu. W kolejnym etapie były pracownik ma dokładnie miesiąc na odebranie swoich akt, a następnie pracodawca ma 12 miesięcy na jej zniszczenie.
Z kolei dla dokumentacji objętej 50 letnim okresem przechowywania, początek tego okresu liczymy od dnia ustania stosunku pracy.
Warto wiedzieć, że pracownik, jak i również były pracownik mają prawo zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o wydanie kopii całości lub części swojej dokumentacji pracowniczej.
Na doręczenie kopii pracodawca ma 30 dni od momentu otrzymania wniosku, niezależnie od jego formy (papierowej czy elektronicznej). Jeżeli taki wniosek wpłynął w trakcie trwania zatrudnienia, to dołączamy go do części B akt osobowych, jeżeli po ustaniu stosunku pracy dołączamy go do części C akt osobowych.
Tutaj należy wspomnieć również o tym, że na wniosek pracownika o wydanie odpisu świadectwa pracy, pracodawca wydaje jedynie kopię dokumentu przechowywanego w aktach osobowych.
Akta osobowe pracowników niezależnie od tego, w jakiej formie będą prowadzone (elektronicznej lub papierowej) – tak jak już wcześniej wspomnieliśmy przechowywanej powinny być w sposób chroniący je przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub dostaniem się w niepowołane ręce.
Pomieszczenie przeznaczone do przechowywania akt osobowych powinno spełniać kilka warunków. Wśród nich należy wymienić poziom odpowiedniej temperatury oraz wilgotności. Pomieszczenie ma również stanowić zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych. Dlatego warto zabezpieczyć wejście do niego np. zamkiem na klucz, kartę lub kod.
Teczki, segregatory oraz skoroszyty do prowadzenia akt osobowych występują w wielu różnych modelach. Różnią się pomiędzy sobą materiałem, z jakiego są produkowane, kolorem, a także pojemnością. Niezależnie jednak od tego stanowią one niezbędny element wyposażenia każdego działu kadr.
Skoroszyt zawieszany przeznaczony jest do przechowywania dokumentacji pracowniczej. Wewnątrz niego znajduje się 5 przegródek umożliwiających zachowanie odpowiedniego podziału dokumentów. W każdej przegródce zamocowane zostały mechanizmy skoroszytowe, dzięki którym możliwe jest wpinanie kartek papieru.
Ten rodzaj skoroszytu posiada po obu stronach specjalne metalowe zawieszki, które pozwalają na zawieszenie go w dedykowanych szufladach z szynami. Na jego przedniej okładce znajdziemy miejsce do opisu danych pracownika. Oprócz tego skoroszyt ten został wyposażony również w specjalną etykietę, dzięki której możliwe jest szybie zidentyfikowanie zawartości. Produkowany jest on z kartonu o gramaturze 230 g/m2.
Teczka akt osobowych marki Warta występują w 6 różnych kolorach: niebieskim, granatowym, czarnym, czerwonym, zielonym lub bordowym. W zależności od modelu ich grzbiet może być klejony lub zbindowany. Wykonane są one z materiałów wysokiej jakości, które gwarantują możliwość długotrwałego użytkowania.
Wewnątrz nich znajdują się przekładki A, B, C, D oraz E, które wykonane są z papieru offsetowego. Tabele nie są zadrukowane, można je samodzielnie uzupełniać. Na kartonowych przekładkach pomiędzy kartami znajdziemy blaszki i wąsy, które umożliwiają wpinanie dokumentów pracownika.
Teczki akt osobowych marki Biurfol produkowane są z wytrzymałej folii PVC, która wewnątrz usztywniona jest tekturą. Wewnątrz nich zamontowano mechanizmy ringowe lub skoroszytowe, dzięki którym możliwe jest wpinanie dokumentów. Teczki wyposażone są w uniwersalne, papierowe przekładki A, B, C, D, oraz E bez opisu kategorii.
W zależności od indywidualnych potrzeb możemy wybrać teczki o szerokości grzbietu 2 lub 3 cm. Na grzbiecie każdej z nich znajdziemy kieszeń z etykietą do opisu zawartości. Teczki występują w kolorach takich jak: granatowy, zielony, czarny, bordowy, niebieski, czerwony, szary lub żółty.
Skoroszyty do akt osobowych marki Biurfol powstają na bazie twardej, nieprzezroczystej folii PVC, dzięki czemu dane osobowe wewnątrz są chronione przed wzrokiem osób nieupoważnionych. W środku każdego skoroszytu znajdziemy wytrzymały mechanizm skoroszytowy umożliwiający wpinanie dokumentów.
Wzmocniona boczna perforacja skoroszytów pozwala na wpinanie ich do większości modeli segregatorów. Z kolei na przedniej stronie znajduje się podłużna kieszeń z wymiennym, papierowym paskiem do opisu danych pracownika (imię i nazwisko). Po obu stronach kieszeni znajdziemy specjalne wycięcia, które ułatwiają wysuwanie paska. Skoroszyty znajdziemy w wielu modnych kolorach takich jak: czerwony, zielony, niebieski, żółty, czarny, granatowy, biały, szary, a nawet pomarańczowy.
Teczki akt osobowych marki Barbara produkowane są z wytrzymałego kartonu pokrytego skóropodobnym tworzywem (folią PVC). Wewnątrz każdej z nich znajdują się przekładki A, B, C, D, oraz E. Grzbiet teczek jest usztywniony, co znacząco wpływa na ich zwiększoną trwałość.
Tworzywo wierzchnie teczek dostępne jest w następujących kolorach: czarnym, bordowym, granatowym lub zielonym. Na przedniej okładce znajduje się złoty tłoczony napis. Wewnątrz teczek umieszczony został wysokiej jakości mechanizm skoroszytowy, który umożliwia wpinanie arkuszy papieru.
Podsumowując, pracodawca jest zobowiązany do założenia i prowadzenia dla każdego pracownika akt osobowych oraz dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Odpowiedzialny jest również za jej prawidłowe przechowywanie przez określony czas. Na wniosek pracownika, powinien udostępnić kopie całości lub części dokumentacji pracowniczej. Po upływie wymaganego czasu, w ciągu 12 miesięcy pracodawca ma obowiązek zniszczenia dokumentacji w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.