Jak prowadzić dokumentację pracowniczą?

Każdy przedsiębiorca zatrudniający pracowników, ma obowiązek założenia i prowadzenia tzw. dokumentacji pracowniczej. W naszym artykule wyjaśnimy jak prawidłowo prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą.

Jak już na wstępie wspomnieliśmy, obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej ciąży na każdym przedsiębiorcy zatrudniającym pracowników. Co ważne, prowadzić ją można w dwojaki sposób, tzn. w formie papierowej lub elektronicznej. Niezależnie od wybranej metody, to na pracodawcy spoczywa obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności. Zapewnione powinny zostać takie warunki, które będą stanowić barierę ochronną przed jej uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Jeżeli pracodawca nie prowadzi dokumentacji pracowniczej, lub przechowuje ją w warunkach, które stwarzają ryzyko jej uszkodzenia lub zniszczenia, może zostać ukarany grzywną. Na wniosek Inspektora pracy kara pieniężna może wynieść od 1000 zł do nawet 30 tys. zł.

Jak prowadzić dokumentację pracowniczą?

W dokumentacji pracowniczej przechowuje się kopie lub odpisy dokumentów osoby ubiegającej się o zatrudnienie, lub pracownika. Ich zgodność z oryginałem powinna być poświadczona przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną.

Akta osobowe pracownika składać się powinny z 5 części:

Akta osobowe część A - w części A akt osobowych pracownika gromadzić należy oświadczenia lub dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie np. imię i nazwisko, miejsce zamieszkania, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące zarówno wstępnych, okresowych, jak i również kontrolnych badań lekarskich.

Druk A Biurfol TD-06

1,11 zł 0,90 zł netto
Promocja 0,84 zł / szt 0,68 zł netto

Do ulubionych

Akta osobowe część B - do części B akt osobowych pracownika należy dołączyć oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia. Do tej części dokumentacji pracowniczej zaliczyć możemy: umowę o pracę, oświadczenia związane z wypowiedzeniem pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie BHP, dokumenty dotyczące przyznania pracownikowi nagrody lub wyróżnienia, także te wymierzające kary porządkowe, dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu wychowawczego itp. Od 7 kwietnia 2023 r. w części B akt osobowych należy także zamieścić dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej.

Druk B Biurfol TD-06

1,11 zł 0,90 zł netto
Promocja 0,84 zł / szt 0,68 zł netto

Do ulubionych

Akta osobowe część C – oświadczenia lub dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia np. wypowiedzenie, lub rozwiązanie umowy o pracę oraz kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy.

Druk C Biurfol TD-06

1,11 zł 0,90 zł netto
Promocja 0,84 zł / szt 0,68 zł netto

Do ulubionych

Akta osobowe część D - odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Druk D Biurfol TD-06

1,11 zł 0,90 zł netto
Promocja 0,84 zł / szt 0,68 zł netto

Do ulubionych

Akta osobowe część E - dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Druk E Biurfol TD-06

1,11 zł 0,90 zł netto
Promocja 0,84 zł / szt 0,68 zł netto

Do ulubionych

Należy pamiętać, że dokumenty lub oświadczenia znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być przechowywane w porządku chronologicznym. Bardzo ważne jest również to, aby każda z części posiadała wykaz znajdujących się w niej dokumentów.

Istotny jest również fakt, że po usunięciu z akt pracownika odpisu o zawiadomienia o ukaraniu lub informacji związanej z kontrolą trzeźwości, usuwa się cała wydzieloną część, a pozostałym dokumentom przypisuje się następujące po sobie numery.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Dokumentacja pracownicza powinna być prawidłowo przechowywana nawet po zakończeniu stosunku pracy. Okres, przez jaki powinna być ona gromadzona jest również określony przepisami prawnymi. W związku z tym:

Jeżeli pracownik został zatrudniony, począwszy od 1 stycznia 2019 roku, pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres 10 lat.
Jeżeli pracownik został zatrudniony w latach 1999 – 2018 - pod warunkiem, że pracodawca złożył do ZUS za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA) – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat. Okres 10 lat biegnie od ostatniego dnia w roku, w którym złożony został przez pracodawcę raport.
Jeżeli pracownik został zatrudniony przed 1 stycznia 1999 roku, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 50 lat. W tym przypadku nie ma znaczenia czy pracownik jest nadal zatrudniony czy nie.

Dla dokumentacji objętej 10 letnim obowiązkiem przechowywania, początek tego okresu liczymy od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał lub uległ rozwiązaniu. W kolejnym etapie były pracownik ma dokładnie miesiąc na odebranie swoich akt, a następnie pracodawca ma 12 miesięcy na jej zniszczenie.

Z kolei dla dokumentacji objętej 50 letnim okresem przechowywania, początek tego okresu liczymy od dnia ustania stosunku pracy.

Kopia akt osobowych na wniosek pracownika

Warto wiedzieć, że pracownik, jak i również były pracownik mają prawo zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o wydanie kopii całości lub części swojej dokumentacji pracowniczej.

Na doręczenie kopii pracodawca ma 30 dni od momentu otrzymania wniosku, niezależnie od jego formy (papierowej czy elektronicznej). Jeżeli taki wniosek wpłynął w trakcie trwania zatrudnienia, to dołączamy go do części B akt osobowych, jeżeli po ustaniu stosunku pracy dołączamy go do części C akt osobowych.

Tutaj należy wspomnieć również o tym, że na wniosek pracownika o wydanie odpisu świadectwa pracy, pracodawca wydaje jedynie kopię dokumentu przechowywanego w aktach osobowych.

Dokumentacja pracownicza - gdzie ją przechowywać?

Akta osobowe pracowników niezależnie od tego, w jakiej formie będą prowadzone (elektronicznej lub papierowej) – tak jak już wcześniej wspomnieliśmy przechowywanej powinny być w sposób chroniący je przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub dostaniem się w niepowołane ręce.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie papierowej

Pomieszczenie przeznaczone do przechowywania akt osobowych powinno spełniać kilka warunków. Wśród nich należy wymienić poziom odpowiedniej temperatury oraz wilgotności. Pomieszczenie ma również stanowić zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych. Dlatego warto zabezpieczyć wejście do niego np. zamkiem na klucz, kartę lub kod.

Teczki do prowadzenia akt osobowych

Teczki, segregatory oraz skoroszyty do prowadzenia akt osobowych występują w wielu różnych modelach. Różnią się pomiędzy sobą materiałem, z jakiego są produkowane, kolorem, a także pojemnością. Niezależnie jednak od tego stanowią one niezbędny element wyposażenia każdego działu kadr.

Skoroszyt zawieszany do akt osobowych marki Esselte

Skoroszyt zawieszany przeznaczony jest do przechowywania dokumentacji pracowniczej. Wewnątrz niego znajduje się 5 przegródek umożliwiających zachowanie odpowiedniego podziału dokumentów. W każdej przegródce zamocowane zostały mechanizmy skoroszytowe, dzięki którym możliwe jest wpinanie kartek papieru.

Ten rodzaj skoroszytu posiada po obu stronach specjalne metalowe zawieszki, które pozwalają na zawieszenie go w dedykowanych szufladach z szynami. Na jego przedniej okładce znajdziemy miejsce do opisu danych pracownika. Oprócz tego skoroszyt ten został wyposażony również w specjalną etykietę, dzięki której możliwe jest szybie zidentyfikowanie zawartości. Produkowany jest on z kartonu o gramaturze 230 g/m².

Skoroszyt akta osobowe zawieszany 15211

29,57 zł 24,04 zł netto
Promocja 17,74 zł / szt 14,42 zł netto

Do ulubionych

Teczki akt osobowych marki Warta

Teczka akt osobowych marki Warta występują w 6 różnych kolorach: niebieskim, granatowym, czarnym, czerwonym, zielonym lub bordowym. W zależności od modelu ich grzbiet może być klejony lub zbindowany. Wykonane są one z materiałów wysokiej jakości, które gwarantują możliwość długotrwałego użytkowania.

Teczka akta osobowe binda zewnętrzna czerwona niezadrukowana ABCDE

15,18 zł / szt 12,34 zł netto
KLUB ATAKTO 14,57 zł / szt 11,85 zł netto

Brak w magazynie

Do ulubionych

Wewnątrz nich znajdują się przekładki A, B, C, D oraz E, które wykonane są z papieru offsetowego. Tabele nie są zadrukowane, można je samodzielnie uzupełniać. Na kartonowych przekładkach pomiędzy kartami znajdziemy blaszki i wąsy, które umożliwiają wpinanie dokumentów pracownika.

Teczka akta osobowe oklejana zielona niezadrukowana ABCDE

42,53 zł / szt 34,58 zł netto
KLUB ATAKTO 40,83 zł / szt 33,20 zł netto

Do ulubionych

Teczki akt osobowych marki Biurfol

Teczki akt osobowych marki Biurfol produkowane są z wytrzymałej folii PVC, która wewnątrz usztywniona jest tekturą. Wewnątrz nich zamontowano mechanizmy ringowe lub skoroszytowe, dzięki którym możliwe jest wpinanie dokumentów. Teczki wyposażone są w uniwersalne, papierowe przekładki A, B, C, D, oraz E bez opisu kategorii.

Teczka akta osobowe 2r/PP granatowa Biurfol ABCDE

37,00 zł 30,08 zł netto
Promocja 27,75 zł / szt 22,56 zł netto

Do ulubionych

W zależności od indywidualnych potrzeb możemy wybrać teczki o szerokości grzbietu 2 lub 3 cm. Na grzbiecie każdej z nich znajdziemy kieszeń z etykietą do opisu zawartości. Teczki występują w kolorach takich jak: granatowy, zielony, czarny, bordowy, niebieski, czerwony, szary lub żółty.

Teczka akta osobowe 3cm/wąsy/blaszk niebieska ABCDE

37,40 zł 30,41 zł netto
Promocja 28,06 zł / szt 22,81 zł netto

Do ulubionych

Skoroszyty akt osobowych marki Biurfol

Skoroszyty do akt osobowych marki Biurfol powstają na bazie twardej, nieprzezroczystej folii PVC, dzięki czemu dane osobowe wewnątrz są chronione przed wzrokiem osób nieupoważnionych. W środku każdego skoroszytu znajdziemy wytrzymały mechanizm skoroszytowy umożliwiający wpinanie dokumentów.

Skoroszyt akta osobowe PP/perforacja zielony Biurfol ST-23

11,49 zł 9,34 zł netto
Promocja 7,23 zł / szt 5,88 zł netto

Do ulubionych

Wzmocniona boczna perforacja skoroszytów pozwala na wpinanie ich do większości modeli segregatorów. Z kolei na przedniej stronie znajduje się podłużna kieszeń z wymiennym, papierowym paskiem do opisu danych pracownika (imię i nazwisko). Po obu stronach kieszeni znajdziemy specjalne wycięcia, które ułatwiają wysuwanie paska. Skoroszyty znajdziemy w wielu modnych kolorach takich jak: czerwony, zielony, niebieski, żółty, czarny, granatowy, biały, szary, a nawet pomarańczowy.

Skoroszyt akta osobowe PP/perforacja żółty Biurfol ST-23

11,49 zł 9,34 zł netto
Promocja 7,23 zł / szt 5,88 zł netto

Do ulubionych

Teczki akt osobowych marki Barbara

Teczki akt osobowych marki Barbara produkowane są z wytrzymałego kartonu pokrytego skóropodobnym tworzywem (folią PVC). Wewnątrz każdej z nich znajdują się przekładki A, B, C, D, oraz E. Grzbiet teczek jest usztywniony, co znacząco wpływa na ich zwiększoną trwałość.

Teczka akta osobowe zielona Barbara

30,81 zł 25,05 zł netto
Promocja 23,11 zł / szt 18,79 zł netto

Do ulubionych

Tworzywo wierzchnie teczek dostępne jest w następujących kolorach: czarnym, bordowym, granatowym lub zielonym. Na przedniej okładce znajduje się złoty tłoczony napis. Wewnątrz teczek umieszczony został wysokiej jakości mechanizm skoroszytowy, który umożliwia wpinanie arkuszy papieru.

Teczka akta osobowe bordowa Barbara

30,81 zł 25,05 zł netto
Promocja 23,11 zł / szt 18,79 zł netto

Do ulubionych

Podsumowanie

Podsumowując, pracodawca jest zobowiązany do założenia i prowadzenia dla każdego pracownika akt osobowych oraz dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Odpowiedzialny jest również za jej prawidłowe przechowywanie przez określony czas. Na wniosek pracownika, powinien udostępnić kopie całości lub części dokumentacji pracowniczej. Po upływie wymaganego czasu, w ciągu 12 miesięcy pracodawca ma obowiązek zniszczenia dokumentacji w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.