Jak stworzyć archiwum w firmie?

Każda firma niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności generuje w mniejszym lub większym stopniu dokumenty, które należy odpowiednio archiwizować. Obowiązek przechowywania dokumentów nakłada na nas prawo. W naszym artykule postanowiliśmy wyjaśnić, jak stworzyć archiwum w firmie.

Organizacja archiwum w firmie wcale nie musi okazać się dla nas trudnym i czasochłonnym zadaniem. Wystarczy, że odpowiednio się do niej przygotujemy. Poniżej znajdziecie cenne wskazówki, które z pewnością pomogą Wam stworzyć archiwum w firmie.

Zacznijmy od wyjaśnienia - czym jest archiwizacja? Archiwizacja to proces tworzenia, zabezpieczania i klasyfikowania dokumentów w celu ich długotrwałego wykorzystana. Nie ma zaznaczenia czy prowadzimy małe, czy duże przedsiębiorstwo. Proces archiwizacji obejmuje wszystkich przedsiębiorców, placówki oświatowe oraz instytucje państwowe. Najważniejsze zasady archiwizacji dokumentów papierowych określają stosowne przepisy ustawy.

Dokumenty firmowe - jak długo trzymać?

Czy wiedzieliście, że najkrótszy okres, przez który należy przechowywać dokumenty wynosi aż 5 lat? Termin ten dotyczy jedynie dokumentów podatkowych takich jak: kopie i oryginały faktur, księgi podatkowe, kopie rachunków, faktury korygujące oraz dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym. Pozostałe kategorie dokumentów w zależności od ich klasyfikacji powinny być przechowywane przez okres 10, 25 lub 50 lat.

Kwestia przechowywania dokumentacji pracowniczej została uregulowana przez ustawodawcę w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zgodnie z wytycznymi, pracodawcy mają obowiązek przechowywać akta osobowe i płacowe osób zatrudnionych przez okres 50 lat. Generalnie wszelką dokumentację dzieli się na dwie kategorie: archiwalną oznaczaną literą A oraz niearchiwalną oznaczaną literą B. Co to oznacza? Poniżej wyjaśniamy.

Dokumentacja archiwalna typu A

Do tej kategorii zaliczamy wszystkie dokumenty, które przechowywać powinniśmy bezterminowo. To znaczy, że nie podlegają one zniszczeniu ze względu na ich znaczenie prawne, historyczne lub kulturowe. Tego rodzaju dokumenty przechowywane są w państwowych jednostkach archiwizacyjnych.

Co zaliczamy do kategorii typu A? Do tej grupy zalicza się księgi stanu cywilnego, akty notarialne czy sądowe. W prywatnych firmach do tej grupy zaliczyć możemy akty własności, księgi wieczyste czy też dokumenty techniczne lub patentowe.

Dokumentacja archiwalna typu B

Kategoria B dzielona jest na poszczególne grupy. To właśnie ona jest najczęściej wykorzystywana w firmach prywatnych. Do kategorii B zaliczamy wszelką dokumentację pracowniczą, księgową oraz ZUS. Poniżej przedstawiamy wyjaśnienie, jak należy wyodrębniać grupy.

B – przy literze zapisujemy liczbę, która oznaczać będzie, przez jaki czas dokumenty mają być przechowywane (np. B5 oznacza, że dokumenty powinny być przechowywane przez okres 5 lat)
BC – tymi literami oznaczamy dokumenty, które można zniszczyć w momencie kiedy nie będą nam już potrzebne
BE – obok tych liter również zapisujemy liczbę. Jednak po upływie określonego czasu, archiwum państwowe przeprowadza ekspertyzę i podejmuje decyzję, czy kategoria tych dokumentów powinna zostać zmieniona na inną. Specjalista ds. archiwizacji może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji włącznie z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne.

W rozporządzeniu ministra kultury w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. z 2002 r. nr 167, poz. 1375) znajdziemy szczegółową informację, do jakiej grupy powinien należeć dany dokument i przez jaki czas powinien być archiwizowany.

Zasady archiwizacji dokumentów papierowych

Tworząc archiwum zakładowe, powinniśmy stosować się do kilku zasad, które zdecydowanie ułatwią nam to zadanie. Przygotowywanie dokumentów do archiwizacji należy rozpocząć od ich pogrupowania. Najczęściej dokonuje się grupowania, określając rodzaj dokumentu oraz jego znaczenie czy cel. Kolejnym etapem jest organizacja chronologiczna. Takie działanie zapewni to, że poszukiwane dokumenty mogą być szybko zlokalizowane, gdy są potrzebne.

Następnie przygotowane pliki dokumentów jasno i czytelnie oznaczamy, dzięki czemu możliwe jest ich odpowiednie przyporządkowanie do konkretnej części archiwum. W zależności od indywidualnych preferencji tak przygotowane dokumenty umieszczamy w koszulkach, segregatorach, teczkach lub pudłach archiwizacyjnych. Ostatni etap to sporządzenie wykazu uporządkowanych wcześniej dokumentów. Zawierać powinien przegląd dokumentów, ich klasyfikację, miejsce przechowywania i wszelkie inne przydatne informacje. Taki system pozwoli nie tylko na prawidłowe i zgodne z prawem przechowywanie materiałów, ale także zapewni do nich wygodny dostęp.

Warto wspomnieć również o tym, że wszystkie wydruki z kasy fiskalnej, paragony czy inne dokumenty, które mogą wyblaknąć i stać się nieczytelne, dobrze jest przed archiwizowaniem zeskanować albo skserować.

Gdzie przechowywać dokumenty firmowe?

Przygotowując się do stworzenia archiwum w firmie, powinniśmy wybrać odpowiednie pomieszczenie. Decydując się na utworzenie archiwum na terenie zakładu pracy, musimy mieć na uwadze prawidłowe przetwarzanie danych. Co to oznacza? Przede wszystkim chodzi tutaj o to, by zapewnić odpowiednią ochronę dokumentacji przed zniszczeniem lub dostępem osób nieupoważnionych. Wgląd do zarchiwizowanej dokumentacji mogą mieć jedynie uprawnieni pracownicy.

Jak wybrać miejsce do stworzenia archiwum? Otóż na początku powinniśmy oszacować jaką ilość dokumentów będziemy w danym miejscu lub pomieszczeniu przechowywać. Wybierając konkretne pomieszczenie, bardzo ważne jest to, aby sprawdzić kilka istotnych czynników takich jak: temperatura, poziom wilgoci czy też wytrzymałość stropów – jest to istotne zwłaszcza w przypadku pomieszczeń znajdujących się na piętrach.

Dlaczego wspomnieliśmy o temperaturze czy poziomie wilgotności? Ponieważ archiwizowane dokumenty nie mogą być narażone na niekorzystne działanie czynników zewnętrznych. Podpowiadamy, że dokumenty w formie papierowej wymagają przechowywania w temperaturze w przedziale 14 – 18 ^oC w niskiej wilgotności utrzymującej się na poziomie 30-50%. Szczegółowe informacje dotyczące warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców określa rozporządzenie ministra kultury (Dz.U. z 2005 r. nr 32, poz. 284).

Wyposażenie archiwum

Jeżeli mamy już odpowiednie pomieszczenie, które będzie nam służyć jako archiwum, powinniśmy zadbać o jego wyposażenie. Przede wszystkim potrzebne będą nam wytrzymałe regały lub szafy, na których przechowywać będziemy mogli dokumenty.

W czym przechowywać dokumenty w archiwum?

W zależności od indywidualnych preferencji do wyboru mamy kilka metod archiwizacji dokumentów. Przechowywać możemy je w koszulkach foliowych, fastykułach, teczkach, segregatorach czy dedykowanych pudłach do archiwizacji. Innym sposobem jest łączenie dokumentów w pliki przy pomocy klipów archiwizacyjnych.

Klipy archiwizacyjne

Klipsy archiwizacyjne pozwalają w szybki i tani sposób łączyć duże ilości kartek papieru. Istotne jest jednak to, że dokumenty muszą uprzednio zostać podziurkowane. W dziurki wkładam plastikowe lub metalowe wąsy, które następnie spinamy przy pomocy dołączonego zapięcia. Tak przygotowane pliki możemy bezpiecznie przechowywać w pudłach do archiwizacji.

Mechanizm skoroszytowy czarny Durable Kod produktu: DU5165

0,20 zł / szt 0,16 zł netto
KLUB ATAKTO 0,19 zł / szt 0,15 zł netto

Najniższa cena z ostatnich 30 dni: 0,17 zł

Klips archiwizacyjny biały ProClip Fellowes 0089701 Kod produktu: MD9350

0,65 zł / szt 0,53 zł netto
KLUB ATAKTO 0,63 zł / szt 0,51 zł netto

Najniższa cena z ostatnich 30 dni: 0,64 zł

Klips archiwizacyjny biały Argo Kod produktu: AG5062

0,96 zł 0,78 zł netto
Promocja 0,84 zł / szt 0,68 zł netto

Najniższa cena z ostatnich 30 dni: 0,77 zł

Zobacz produkty

Teczki

Teczki podobnie jak klipsy do archiwizacji to jeden z tańszych i prostszych sposobów na przechowywanie większej ilości dokumentów. W zależności od producenta produkowane mogą być one z kartonu lub tworzyw sztucznych. Klasyczne teczki wiązane lub zamykane na gumkę posiadają trzy skrzydła, które chronią zawartość przed wypadnięciem.

Teczka wiązana A4 biała 300g BIGO

3,37 zł / szt 2,74 zł netto
KLUB ATAKTO 3,24 zł / szt 2,63 zł netto

Do ulubionych

Niektóre modele teczek posiadają dedykowane miejsce do opisu zawartości, dzięki czemu możliwe jest szybkie zlokalizowanie poszukiwanych dokumentów. Jednak minusem korzystania z tego rodzaju metody jest to, że przeglądanie kartek wewnątrz jest nieco utrudnione. Poniżej przedstawiamy rodzaje teczek:

Teczka akta kierowcy A5/350g biała Kieltech Kod produktu: PX1604

1,08 zł / szt 0,88 zł netto

KLUB ATAKTO 1,04 zł / szt 0,84 zł netto

Najniższa cena z ostatnich 30 dni: 1,03 zł

-40%

Teczka gumka A4 biała 250g Barbara Kod produktu: BB1001

2,50 zł 2,03 zł netto

Promocja 1,50 zł / szt 1,22 zł netto

Najniższa cena z ostatnich 30 dni: 1,46 zł

-30%

Teczka kopertowa DL/PP dymna Patio Kod produktu: VP5648

2,88 zł 2,34 zł netto

Promocja 2,02 zł / szt 1,64 zł netto

Najniższa cena z ostatnich 30 dni: 1,60 zł

Zobacz produkty

Fastykuły

Fastykuły składają się z dwóch tekturowych arkuszy, które połączone są tasiemką. Pomiędzy nimi można umieścić dowolną ilość dokumentów. Okładki zapobiegają zaginaniu i brudzeniu się przechowywanych dokumentów. Plusem korzystania z tego rodzaju rozwiązań jest to, ze dokumentów nie trzeba uprzednio dziurkować.

Fastykuła A4 310x220 bezkwasowa

6,10 zł / szt 4,96 zł netto
KLUB ATAKTO 5,86 zł / szt 4,76 zł netto

Do ulubionych

Segregatory

Segregatory to jeden z najpopularniejszych sposobów na przechowywanie dokumentów. Bardzo ważny jest fakt, że dostępne są one w wielu rozmiarach, także tych dostosowanych do dokumentów w formacie A4. Szeroka gama kolorystyczna sprawia, że dany kolor może odpowiadać konkretnej kategorii, co w korzystny sposób wpływa na szybką identyfikację. Zaletą korzystania z segregatorów jest możliwość swobodnego wertowania kartek papieru, a także łatwe uzupełnienie bądź wymiana zawartości. Jednak minusem jest konieczność dziurkowania kartek. Proces ten można ominąć poprzez wcześniejsze umieszczanie kartek papieru w dopasowanych koszulkach foliowych.

Segregator A4/75 niebieski Atakto Kod produktu: AT1077

12,79 zł 10,40 zł netto
Promocja 7,16 zł / szt 5,82 zł netto

Najniższa cena z ostatnich 30 dni: 7,16 zł

Segregator A4/75 zielony Atakto Kod produktu: AT1078

12,79 zł 10,40 zł netto
Promocja 7,16 zł / szt 5,82 zł netto

Najniższa cena z ostatnich 30 dni: 7,16 zł

Segregator A4/75 czarny Atakto Kod produktu: AT2079

12,79 zł 10,40 zł netto
Promocja 7,16 zł / szt 5,82 zł netto

Najniższa cena z ostatnich 30 dni: 7,16 zł

Zobacz produkty

Przekładki do segregatora

Korzystając w archiwizacji z segregatorów, przydatne będą również dedykowane do nich przekładki. Maja one za zadanie oddzielić od siebie poszczególne pliki dokumentów. Warto zakupić te, które posiadają spis treści oraz specjalne kolorowe bądź numerowane indeksy.

Przekładki kartonowe A4 4k kolorowe Biurfol Kod produktu: BF2002

5,68 zł 4,62 zł netto
Promocja 3,97 zł / szt 3,23 zł netto

Najniższa cena z ostatnich 30 dni: 3,80 zł

Przekładki kartonowe A5 5k kolorowe Biurfol Kod produktu: BF2000

6,06 zł 4,93 zł netto
Promocja 4,24 zł / szt 3,45 zł netto

Najniższa cena z ostatnich 30 dni: 3,69 zł

Przekładki kartonowe A4 5k kolorowe Esselte 100199 Kod produktu: ET5040

7,45 zł 6,06 zł netto
Promocja 5,22 zł / szt 4,24 zł netto

Najniższa cena z ostatnich 30 dni: 3,89 zł

Zobacz produkty

Pudła do archiwizacji

Oferta pudeł do archiwizacji jest naprawdę szeroka. Wybierać możemy spośród modeli, które dedykowane są do przechowywania plików dokumentów, kilku segregatorów lub kilku mniejszych pudeł – te nazywane są popularnie pudłami zbiorczymi. Mają one za zadanie nie tylko przechowywać dokumenty, ale również zabezpieczyć je przed ewentualnym uszkodzeniem lub zabrudzeniem.

Pudło archiwizacyjne 80x323x262 R-Kive Fellowes 0091402

3,12 zł 2,54 zł netto
Promocja 2,03 zł / szt 1,65 zł netto

Do ulubionych

Pudła archiwizacyjne produkowane są w różnych rozmiarach i pojemnościach, co pozwala na dostosowanie ich do indywidualnych potrzeb archiwizacyjnych. Wiele z nich posiada dedykowane miejsce do opisania znajdujących się wewnątrz dokumentów, co w późniejszym czasie znacznie ułatwia identyfikację poszukiwanej zawartości. Niektóre z pudeł archiwizacyjnych produkowane są z tektury bezkwasowej, która nie zawiera w sobie kwasów, mających niekorzystny wpływa na przechowywane dokumenty. Więcej na temat pudeł możecie przeczytać tutaj.

Pudło archiwizacyjne 80x323x262 R-Kive Fellowes 0091402 Kod produktu: MD9130

3,12 zł 2,54 zł netto
Promocja 2,03 zł / szt 1,65 zł netto

Najniższa cena z ostatnich 30 dni: 1,83 zł

Pudło archiwizacyjne 100x323x262 R-Kive Fellowes 0091601 Kod produktu: MD9161

3,39 zł 2,76 zł netto
Promocja 2,20 zł / szt 1,79 zł netto

Najniższa cena z ostatnich 30 dni: 1,99 zł

Pudło archiwizacyjne bezkwasowe 70mm VauPe 405/06 Kod produktu: UP1026

3,51 zł / szt 2,85 zł netto
KLUB ATAKTO 3,37 zł / szt 2,74 zł netto

Najniższa cena z ostatnich 30 dni: 3,30 zł

Zobacz produkty

Brakowanie dokumentów – co to jest?

W procesie archiwizacji często pojawia się także informacja o brakowaniu dokumentów. Co w praktyce oznacza ten termin? Spieszymy z odpowiedzią. Brakowanie to procedura, która ma za zadanie wytypowanie dokumentów, które niszczone są po upływie określonego czasu. Jak już wiemy, do tej grupy zaliczamy kartki papieru oznaczane grupą BC. Niszcząc dokumenty, mamy obowiązek zrobić to w taki sposób, aby zawarte w nich informacje nie były czytelne dla osób postronnych. Dlatego też do tego celu warto wykorzystać odpowiednią niszczarkę.

Niszczarka Dahle Paper Safe 23060 6k 6mm Kod produktu: DH1024

262,78 zł 213,64 zł netto
Promocja 223,36 zł / szt 181,59 zł netto

Najniższa cena z ostatnich 30 dni: 177,48 zł

Niszczarka 5k 6mm Rexel Secure S5 P2 Kod produktu: AC1511

301,71 zł 245,29 zł netto
Promocja 226,28 zł / szt 183,97 zł netto

Najniższa cena z ostatnich 30 dni: 168,26 zł

Niszczarka 8k 4x45mm Wallner XD805CD Kod produktu: AG5055

392,14 zł 318,81 zł netto
Promocja 309,79 zł / szt 251,86 zł netto

Najniższa cena z ostatnich 30 dni: 254,99 zł

Zobacz produkty

Podsumowanie

Odpowiednia kategoryzacja dokumentów sprawia, że firmy mogą nie tylko poprawić efektywność swoich procesów czy spełnić wymogi regulacyjne, ale także zapewnić, że wartościowe informacje są odpowiednio przechowywane i chronione. Należy mieć szczególnie na uwadze bezpieczeństwo, dostęp do archiwizowanych dokumentów powinni mieć jedynie uprawnieni do tego pracownicy. Niespełnienie narzuconych przez prawo wymogów może skutkować karami, wysokimi grzywnami, a w skrajnych przypadkach nawet pozwami sądowymi.

Klikając w poniższy przycisk, zapoznać się możecie z pełna oferta artykułów dedykowanych archiwizacji.

Artykuły do archiwizacji dokumentów