Organizacja dokumentów w domu - poradnik krok po kroku

Organizacja domowego archiwum będzie łatwiejsza jeżeli odpowiednio się do niej przygotujemy. Jak sobie z nią poradzić, a tym samym zachować porządek w dokumentach na długi czas? Odpowiedź na te oraz inne pytanie znajdziecie poniżej.

Jak prowadzić archiwum domowe?

Aby sprawnie prowadzić archiwum domowe, przydać się nam mogą różnego rodzaju artykuły biurowe. Wśród nich wymienić możemy spinacze, koszulki na dokumenty, teczki, skoroszyty, lub segregatory. Przy większej ilości kartek papieru przydatne mogą się okazać pudła do archiwizacji oraz przekładki do segregatora. Segregacja dokumentów w domu z pomocą tych artykułów będzie z pewnością szybka i łatwa.

Segregatory do archiwizacji

Segregatory to jeden z najpopularniejszych sposobów na przechowywanie dokumentów. Dostępne są one w kilku rozmiarach i wielu kolorach oraz wzorach. Dzięki temu stanowią one nie tylko doskonały produkt umożliwiający przechowywanie dokumentów, ale również mogą stanowić element dekoracyjny. Segregatory umożliwiają łatwą i szybką identyfikację zwartości, a także w razie potrzeby jej wymianę. Posiadają etykiety na grzbiecie, dzięki którym można opisać dokumenty, które się w nich znajdują.

Segregator A4/75 niebieski Atakto

• 12,79 zł 10,40 zł netto
• Promocja 7,16 zł / szt 5,82 zł netto

Dodaj do koszyka

Do ulubionych

Dokumenty w segregatorach możemy przechowywać w dwojaki sposób. Pierwszym z nich jest wpinanie kartek po uprzednim ich przedziurkowaniu. Drugim sposobem jest umieszczenie arkuszy papieru w dedykowanych koszulkach, a następnie wpięcie ich do segregatora. Niewątpliwą zaletą segregatorów jest to, że są w stanie pomieścić sporą ilość dokumentów. Z pomocą przekładek jesteśmy w stanie oddzielić od siebie poszczególne kategorie.

Koszulki na dokumenty

Koszulki na dokumenty dostępne są w dwóch wersjach: groszkowej (matowej) oraz krystalicznej (przezroczystej). Doskonale sprawdza się one w przechowywaniu dokumentów, które chcemy przechowywać w segregatorze lub skoroszycie, ale bez ich dziurkowania. Stanowią one również zabezpieczenie istotnych arkuszy papieru przed zabrudzeniem czy innym uszkodzeniem.

Koszulka krystaliczna A4 45mic Bantex

• 0,26 zł 0,21 zł netto
• Promocja 0,17 zł / szt 0,14 zł netto

Dodaj do koszyka

Do ulubionych

Koszulki na dokumenty dopasowane są do najpopularniejszych formatów papieru. Dostępne są one także w rozmiarze dostosowanym do płyt CD/DVD/BluRay, a także wizytówek. Dzięki temu wszystkie istotne dla nas dokumenty i nie tylko przechowywać możemy w jednym segregatorze lub skoroszycie.

Przekładki do segregatora

Przekładki do segregatora stanowią świetne rozwiązanie w archiwizacji dokumentów nie tylko tych firmowych, ale również domowych. Przydadzą się one wszędzie tam, gdzie pojawia się konieczność posegregowania dokumentów kategoriami. Korzystając z nich, jesteśmy w stanie szybko i łatwo przeskoczyć z jednej kategorii na drugą.

Przekładki kartonowe 1/3 A4 mix Esselte (100)

• 16,76 zł 13,63 zł netto
• Promocja 9,73 zł / szt 7,91 zł netto

Dodaj do koszyka

Do ulubionych

Przekładki rozróżnia się na ogół względem formatu. Najpopularniejsze są przekładki w formacie 1/3 A4 oraz A4 z nadrukowanymi registrami. Te pierwsze różnią się od siebie kolorem i mają za zadanie oddzielać poszczególne pliki dokumentów. Z kolei przekładki z kolorowymi lub numerowanymi registrami w zestawie posiadają kartę ze spisem treści. Jest to świetne rozwiązanie na prostą i jasną archiwizację dokumentów.

Skoroszyty do archiwizacji

Skoroszyty to rzec by można mniejsza wersja segregatorów. Posiadają one specjalny mechanizm skoroszytowy, który umożliwia wpinanie koszulek z kartkami papieru lub uprzednio podziurkowanych dokumentów. Ich zaletą jest możliwość wertowania zwartości bez konieczności ich wyciągania. Warto zaznaczyć, że dostępne są one w szerokiej gamie kolorystycznej, dzięki czemu dany kolor może być spersonalizowany dla jednej kategorii.

Skoroszyt miękki A4/PP fioletowy zawieszany Biurfol SPP-02

• 1,07 zł / szt 0,87 zł netto
• KLUB ATAKTO 1,03 zł / szt 0,84 zł netto

Dodaj do koszyka

Do ulubionych

Skoroszyty występują w wersji z tak zwaną perforacją lub bez. Co to oznacza? Jeżeli skoroszyt posiada perforację to znaczy, że na jego grzbiecie znajdują się specjalne otwory, które umożliwiają wpięcie go do segregatora. Jest to idealne rozwiązanie gdy dokumenty dzielimy na kategorie i każdą z nich chcemy mieć wyodrębnioną.

Teczki na dokumenty

Wybór odpowiedniej teczki na dokumenty wcale nie jest taki łatwy. Wszak na rynku jest wiele zupełnie różnych od siebie rodzajów teczek. Umożliwiają one nie tylko przechowywanie dokumentów, czy zabezpieczenie ich przed uszkodzeniem, ale również ich prawidłową segregację. Na rynku znajdziemy między innymi teczki takie jak:

• Teczki z gumką
• Teczki wiązane
• Teczki skrzydłowe 
• Teczki kopertowe 
• Teczki z rączką 
• Teczki harmonijkowe / segregujące 

Pudła do archiwizacji

Pudła do archiwizacji przydatne są przy przechowywaniu sporej ilości dokumentów. Najczęściej produkowane są one z wytrzymałej tektury falistej. Na ich grzbiecie znajduje się specjalny otwór na palec, dzięki któremu ściąganie ich jest niezwykle szybkie i łatwe. Posiadają one również dedykowane miejsce do opisu zawartości, dzięki czemu identyfikacja przebiega bardzo sprawnie. W pudłach archiwizacyjnych przechowywać możemy zarówno teczki, pełne segregatory, a także pliki luźno włożonych dokumentów.

Pudło archiwizacyjne 350x250x100 żółte Boxy 128423

• 7,63 zł 6,20 zł netto
• Promocja 5,34 zł / szt 4,34 zł netto

Dodaj do koszyka

Do ulubionych

Materiały wykorzystywane do produkcji pudeł chronią zawartość przed uszkodzeniami i zabrudzeniami, tym samym gwarantując możliwość długotrwałego przechowywania dokumentów. Więcej na temat rodzajów i rozmiarów pudeł przeczytać możecie tutaj. 

Segregacja dokumentów w domu

Skoro już wiemy jakie artykuły są nam potrzebne, możemy zabrać się za segregację dokumentów. Powinniśmy ją rozpocząć od podzielenia dokumentów na kategorie. Przykładowo kategorie możemy podzielić na:

• Dokumenty osobiste – do tej kategorii zaliczyć możemy akt urodzenia, akt ślubu, akty notarialne, polisy ubezpieczeniowe, świadectwa szkolne itp.
• Kategoria dom / mieszkanie – do tej kategorii powinniśmy zaliczyć wszelkiego rodzaju umowy dotyczące telewizji oraz internetu, rachunki za media czy korespondencję ze spółdzielnią
• Kategoria praca – w niej powinny znaleźć się nasze świadectwa pracy, umowy o pracę, aneksy do umów, a także certyfikaty lub dyplomy poświadczające nasze kwalifikacje zawodowe
• Kategoria zdrowie – nietrudno się domyślić, że do tej kategorii zaliczyć powinniśmy wszystkie dokumenty związane z naszym stanem zdrowia. Mowa tutaj między innymi o: wynikach badań, wypisach ze szpitala, zdjęciach RTG czy zlecaniach od lekarza
• Kategoria bank – ta kategoria obejmuje wszystkie dokumenty związane z korzystaniem z usług bankowych, czyli umowa prowadzenia konta bankowego, umowa kredytowa czy ratalna itp.
• Kategoria US, ZUS (Urząd Skarbowy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych) – do tej kategorii zaliczamy wszystkie dokumenty związane z tymi instytucjami, np. rozliczenia PIT, druki RMUA oraz pozostałą korespondencję
• Kategoria karty gwarancyjne / rachunki – tutaj powinniśmy przechowywać dowody zakupu wraz z kartami gwarancyjnymi
• Kategoria pozostałe – do niej trafiają wszystkie pozostałe dokumenty, które nie zakwalifikowały się do żadnej z powyższych kategorii

Oczywiście kategorię tworzymy wedle własnego uznania. Powyższa lista jest jedynie przykładowym rozwiązaniem. Segregacja dokumentów na kategorię nie tylko pozwoli Wam uporządkować sterty kartek papieru, ale również umożliwi w razie potrzeby szybkie ich znalezienie. Przygotowane kategorie umieszczamy w wybranych przez nas segregatorach, teczkach, skoroszytach lub pudłach. Ta metoda z pewnością ułatwi Wam przechowywanie dokumentów w domu.

Ile / jak długo przechowywać dokumenty w domu?

Warto wiedzieć, że dokumenty powinniśmy przeglądać systematycznie. Dlaczego? Ponieważ większość z nich ma swoją ważność. Poniżej zamieszczamy krótką ściągę ze wskazówkami, ile czasu dane dokumenty należy przechowywać.

• Dokumenty osobiste – te zazwyczaj nie tracą swojej ważności, dlatego też nie powinniśmy ich wyrzucać. To samo tyczy się świadectw pracy, certyfikatów oraz dyplomów.
• Wszystkie rachunki wraz z kartami gwarancyjnymi powinniśmy przechowywać co najmniej dwa lata. Jeżeli wykupiliśmy dodatkowy pakiet gwarancyjny, okres ten wydłużamy do momentu jego zakończenia.
• Dokumenty bankowe – umowy o prowadzenie konta wiążące są do momentu ich rozwiązania – dlatego tez należy je przechowywać je przez cały ten okres. Z kolei umowy kredytowe czy ratalne archiwizujemy do momentu całkowitej spłaty. Warto zawsze jednak zachować dokument z banku potwierdzający zamknięcie zobowiązania.
• PIT-y oraz inne dokumenty podatkowe należy przechowywać przez okres 5 lat.
• Dokumenty z ZUSU-u złożone do 31 grudnia 2011 r. trzymamy przez okres 10 lat (poza dokumentami zgłoszeniowymi, gdzie mamy 5 lat), natomiast dla dokumentów złożonych po 1 stycznia 2012 r. (włącznie) mamy obowiązek przechowywania ich przez 5 lat od daty złożenia.
• Umowa sprzedaży samochodu – dokumenty związane ze sprzedażą samochodu należy przechowywać przez okres 3 lat.
• Umowa kupna samochodu – w tym przypadku dokumenty przechowujemy bezterminowo.

Jak pozbyć się przeterminowanych dokumentów?

Systematyczne przeglądanie dokumentów i pozbywanie się ich pozwoli utrzymać porządek. Co jednak zrobić z dokumentami, które straciły swoją ważność, a zawierają nasze poufne dane? Otóż możemy je pociąć nożyczkami na drobne kawałki lub zdecydować się na zakup małej niszczarki, która z pewnością doskonale sprawdzi się w zaciszu domowym.

Niszczarka 5k 6mm Rexel Secure S5 P2

• 301,71 zł 245,29 zł netto
• Promocja 226,28 zł / szt 183,97 zł netto

Dodaj do koszyka

Do ulubionych

Wydatek nie będzie bardzo duży, a dane z dokumentów z pewnością nie trafią w nie powołane ręce. Klikając w poniższy przycisk zapoznacie się z pełną ofertą niszczarek.

Podsumowanie

Jak widać organizacja archiwum domowego wcale nie jest taka trudna, jak mogłoby się nam wydawać. Wystarczy się do niej odpowiednio przygotować i systematycznie pozbywać się dokumentów, które straciły swoją ważność i nie są nam już więcej potrzebne.